Thủ tục pháp luật

Lưu giữ tài liệu là việc làm quan trọng của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động. Để gặp rắc rối trong quá trình lưu giữ, doanh nghiệp cần biết những vấn đề sau.1/ Tài liệu mà doanh nghiệp phải lưu giữTheo Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu sau đây: 1. Tùy theo loại hình, doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu sau đây:a) Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;b) Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác;c) Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;d) Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;đ) Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán;e) Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;g) Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.2/ Địa điểm lưu giữ tài liệuTheo khoản 2 Điều 11 Luật Doanh nghiệp quy định “Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu được quy định tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty; thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật”.Như vậy có thể hiểu rằng, các tài liệu bắt buộc có nơi lưu giữ cụ thể. Trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm để lưu giữ hồ sơ tài liệu, điều này yêu cầu doanh nghiệp cần ghi rõ địa điểm lưu giữ đó trong Điều lệ.3/ Thời hạn lưu trữNgoài một số tài liệu phải lưu giữ trong suốt thời gian hoạt động thì doanh nghiệp cần phải lưu giữ một số tài liệu theo quy định của pháp luật. Thời hạn lưu giữ được quy định cụ thể tại Phụ lục I Thông tư 10/2022/ TT-BNV về quy định thời hạn bảo quản tài liệu.Đối với tài liệu kế toán phải tuân theo quy định tại Luật Kế toán và Nghị định 174/2016/NĐ-CP. Theo đó:Luật Kế toán 2015 quy định tại Điều 41: Điều 41. Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán1. Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.2. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu kế toán đó; nếu tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu hoặc bản xác nhận.3. Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.4. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.5. Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:a) Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;b) Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định như sau:Các tài liệu kế toán phải lưu trữ ít nhất 5 nămĐiều 12. Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm1. Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.2. Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.3. Trường hợp tài liệu kế toán quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 5 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.Các tài liệu kế toán mà doanh nghiệp phải lưu trữ ít nhất 10 nămĐiều 13. Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm1. Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.2. Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.3. Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C.4. Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án.5. Tài liệu liên quan tại đơn vị như hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước, hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc hồ sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập.6. Các tài liệu khác không được quy định tại Điều 12 và Điều 14 Nghị định này.7. Trường hợp tài liệu kế toán quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6 Điều này mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.Thời điểm bắt đầu tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toánĐiều 15. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toánThời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán được quy định như sau:1. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán quy định tại Điều 12 khoản 1, 2, 7 Điều 13 và Điều 14 của Nghị định này được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.2. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với các tài liệu kế toán quy định tại khoản 3 Điều 13 của Nghị định này được tính từ ngày Báo cáo quyết toán dự án hoàn thành được duyệt.3. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán liên quan đến thành lập đơn vị tính từ ngày thành lập; tài liệu kế toán liên quan đến chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình được tính từ ngày chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình; tài liệu kế toán liên quan đến giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án được tính từ ngày hoàn thành thủ tục giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án; tài liệu kế toán liên quan đến hồ sơ kiểm toán, thanh tra, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền tính từ ngày có báo cáo kiểm toán hoặc kết luận thanh tra, kiểm tra.4/ Lưu giữ tài liệu khi doanh nghiệp giải thể, phá sản hoặc chấm dứt hoạt độngTheo Điều 11 Nghị định 174/2016, một số tài liệu kế toán có yêu cầu thời hạn lưu trữ ngay cả thời gian sau khi doanh nghiệp giải thể, phá sản hoặc chấm dứt hoạt động, cụ thể như sau:Đối với trường hợp kết thúc hoạt động theo thời hạn hoạt động, và giải thể tự nguyện: Tài liệu kế toán của doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, chi nhánh và văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam, doanh nghiệp Việt Nam phải được lưu trữ cho đến hết thời hạn quy định tại Mục 2 nêu trên. Nơi lưu giữ do người đại diện theo pháp luật quyết định và cam kết với cơ quan thuế khi tiến hành thủ tục chấm dứt hoạt động hoặc giải thể tự nguyện;Đối với trường hợp chấm dứt hoạt động do chia, tách, sáp nhập, hợp nhất và chuyển đổi loại hình doanh nghiệp tự nguyện: Công ty/ đơn vị kế toán sau khi tổ chức lại theo các hình thức này sẽ kế thừa và có trách nhiệm lưu giữ tài liệu kế toán tại trụ sở hoặc nơi khác do đơn vị này quyết định;Đối với trường hợp chấm dứt hoạt động do chia, tách, sáp nhập, hợp nhất và chuyển đổi loại hình doanh nghiệp thuộc trường hợp do cơ quan có thẩm quyền quyết định; giải thể do bị thu hồi giấy phép: cơ quan có thẩm quyền này sẽ quyết định nơi lưu giữ tài liệu kế toán; vàĐối với trường hợp phá sản: các tài liệu kế toán, tài liệu liên quan đến phá sản sẽ được lưu trữ trong thời hạn tối thiểu tùy theo đó là tài liệu nào, do toà án quyết định nơi và người có trách nhiệm bảo quản tài liệu này và được ghi trong bản án/quyết định tuyên bố phá sản.5/ Mức xử phạt doanh nghiệp không lưu giữ tài liệuMức xử phạt đối với doanh nghiệp không lưu giữ tài liệu tại trụ sở chính được quy định tại điểm d khoản 2 Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư như sau:Điều 52. Vi phạm khác liên quan đến tổ chức, quản lý doanh nghiệp…2. Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:a) Không cấp giấy chứng nhận phần vốn góp cho thành viên công ty;b) Không lập sổ đăng ký thành viên, sổ đăng ký cổ đông phát hành cổ phiếu;c) Không gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính, không viết hoặc gắn tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh tại trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh;d) Không lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty.…Theo đó, phạt tiền từ 30 triệu đồng đến 50 triệu đồng đối với trường hợp doanh nghiệp không lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty (theo Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020) 

Vốn điều lệ là một khái niệm quan trọng đối với các doanh nghiệp. Góp vốn điều lệ là thủ tục bắt buộc khi thành lập doanh nghiệp. 1/ Khái niệmKhoản 34 Điều 4 Luật Doanh nghiệp số đã giải thích cụ thể về khái niệm vốn điều lệ là gì như sau:“Vốn điều lệ là tổng giá trị tài sản do các thành viên công ty, chủ sở hữu công ty đã góp hoặc cam kết góp khi thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; là tổng mệnh giá cổ phần đã bán hoặc được đăng ký mua khi thành lập công ty cổ phần.”Căn cứ khoản 18 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020, góp vốn là việc góp tài sản để tạo thành vốn điều lệ của công ty, bao gồm góp vốn để thành lập công ty hoặc góp thêm vốn điều lệ của công ty đã được thành lập.2/ Tài sản nào được dùng để góp vốn điều lệ?Điều 34 Luật Doanh nghiệp 2020 đã quy định về tài sản góp vốn như sau:1. Tài sản góp vốn là Đồng Việt Nam, ngoại tệ tự do chuyển đổi, vàng, quyền sử dụng đất, quyền sở hữu trí tuệ, công nghệ, bí quyết kỹ thuật, tài sản khác có thể định giá được bằng Đồng Việt Nam.2. Chỉ cá nhân, tổ chức là chủ sở hữu hợp pháp hoặc có quyền sử dụng hợp pháp đối với tài sản quy định tại khoản 1 Điều này mới có quyền sử dụng tài sản đó để góp vốn theo quy định của pháp luật.Theo quy định này, những tài sản dùng để góp vốn điều lệ bao gồm:Đồng Việt Nam.Ngoại tệ tự do chuyển đổi.Vàng.Quyền sử dụng đất.Quyền sở hữu trí tuệ, công nghệ, bí quyết kỹ thuật.Tài sản khác có thể định giá được bằng Đồng Việt Nam.Tuy nhiên, cũng cần lưu ý rằng chỉ những tài sản thuộc quyền sở hữu hợp pháp của cá nhân, tổ chức mới được đem góp vốn thành lập doanh nghiệp.Khi thực hiện góp vốn, thành viên góp vốn phải chuyển quyền sở hữu tài sản góp vốn theo Điều 35 LDN 2020. Cụ thể, - Đối với tài sản có đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng đất: Phải làm thủ tục chuyển quyền sở hữu tài sản hoặc quyền sử dụng đất cho công ty.- Đối với tài sản không đăng ký quyền sở hữu, việc góp vốn: Phải giao nhận tài sản góp vốn có xác nhận bằng biên bản, trừ trường hợp được thông qua tài khoản.3/ Thời hạn góp vốn điều lệĐối với từng loại hình doanh nghiệp, thời hạn góp vốn điều lệ có sự khác nhau. Theo đóThời hạn góp vốn công ty cổ phầnTheo Khoản 1 Điều 113 LDN 2020, thời hạn góp vốn điều lệ vào CTCP là 90 ngày kể từ ngày được cấp GCNĐKDN. Trong thời hạn này, các cổ đông phải thanh toán đầy đủ số cổ phần đã đăng ký mua. Nếu hết thời hạn 90 ngày mà các cổ đông không thành toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua thì công ty cổ phần phải đăng ký điều chỉnh vốn điều lệ bằng mệnh giá số cổ phần đã thanh toán trong thời hạn 30 (điểm d khoản 3 Điều 113 LDN 2020).Thời hạn góp vốn công ty TNHH một thành viênTheo khoản 2 Điều 75 Luật Doanh nghiệp 2020, chủ sở hữu công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên phải góp vốn trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và đúng loại tài sản đã cam kết. Nếu không góp đủ trong thời hạn trên, chủ sở hữu công ty phải đăng ký thay đổi vốn điều lệ trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày cuối cùng phải góp đủ vốn điều lệ. Trường hợp này, chủ sở hữu vẫn chịu trách nhiệm đối với các nghĩa vụ tài chính của công ty phát sinh trong thời hạn thay đổi vốn điều lệ, tương ứng với phần vốn góp đã cam kết.Thời hạn góp vốn công ty TNHH từ hai thành viênKhoản 2 Điều 47 Luật Doanh nghiệp 2020 nêu rõ:2. Thành viên phải góp vốn cho công ty đủ và đúng loại tài sản đã cam kết khi đăng ký thành lập doanh nghiệp trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, không kể thời gian vận chuyển, nhập khẩu tài sản góp vốn, thực hiện thủ tục hành chính để chuyển quyền sở hữu tài sản. Trong thời hạn này, thành viên có các quyền và nghĩa vụ tương ứng với tỷ lệ phần vốn góp đã cam kết. Thành viên công ty chỉ được góp vốn cho công ty bằng loại tài sản khác với tài sản đã cam kết nếu được sự tán thành của trên 50% số thành viên còn lại.Theo đó, các thành viên của công ty TNHH 2 thành viên có thời hạn 90 ngày kể từ ngày công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để góp đủ vốn và đúng loại tài sản đã cam kết.Nếu các thành viên chưa góp hoặc chưa góp đủ số vốn đã cam kết, công ty phải đăng ký thay đổi vốn điều lệ trong vòng 30 ngày kể từ ngày cuối cùng của thời hạn góp vốn.Thời hạn góp vốn công ty hợp danhLDN 2020 không quy định cụ thể về thời hạn góp vốn vào công ty hợp danh mà chỉ yêu cầu phải góp đủ và đúng hạn số vốn đã cam kết. Thành viên hợp danh không góp đủ và đúng hạn số vốn đã cam kết mà gây thiệt hại cho công ty thì phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại.Ngoài ra, nếu thành viên góp vốn không góp đủ và đúng hạn số vốn đã cam kết thì số vốn chưa góp đủ sẽ bị coi là khoản nợ của thành viên đó đối với công tyThời hạn góp vốn doanh nghiệp tư nhânTheo khoản 1 Điều 188 Luật Doanh nghiệp năm 2020, doanh nghiệp tư nhân do một cá nhân làm chủ và tự chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về mọi hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, chủ doanh nghiệp tư nhân sẽ không cần chịu thực hiện việc chuyển quyền sở hữu vốn góp cho doanh nghiệp tư nhân.4/ Nếu cổ đông, thành viên không góp đủ vốn thì sao?Đối với công ty cổ phầnTheo khoản 3 Điều 113 Luật Doanh nghiệp 2020, nếu cổ đông chưa thanh toán hoặc chỉ thanh toán được một phần số cổ phần đã đăng ký mua thì giải quyết như sau:Cổ đông chưa thanh toán số cổ phần đã đăng ký đương nhiên không còn là cổ đông của công ty, đồng thời không được chuyển nhượng quyền mua cho người khác.Cổ đông mới thanh toán một phần số cổ phần đã đăng ký có quyền biểu quyết, nhận lợi tức và các quyền khác tương ứng với cổ phần đã thanh toán; không được chuyển nhượng quyền mua cổ phần chưa thanh toán cho người khác.Cổ phần chưa thanh toán bị coi là cổ phần chưa bán và Hội đồng quản trị được quyền bán.Đối với công ty TNHH một thành viênTheo khoản 3 Điều 75 Luật Doanh nghiệp năm 2020, chủ sở hữu công ty không góp đủ vốn điều lệ trong thời hạn quy định thì phải giảm vốn điều lệ trong thời hạn 30 ngày.Trong thời gian 30 ngày này, chủ sở hữu công ty vẫn phải chịu trách nhiệm với các nghĩa vụ tài chính phát sinh tương ứng với phần vốn góp đã cam kết.Chủ sở hữu công ty chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với các nghĩa vụ tài chính của công ty, thiệt hại xảy ra do không góp, không góp đủ, không góp đúng hạn vốn điều lệ theo quy định tại Điều này.Đối với công ty TNHH từ hai thành viênTheo khoản 3 Điều 47 Luật Doanh nghiệp năm 2020, nếu thành viên công ty không góp hoặc có nhưng chưa đủ phần vốn góp đã cam kết thì sẽ xử lý như sau:Thành viên không góp vốn theo cam kết đương nhiên không còn là thành viên của công ty.Thành viên chưa góp đủ phần vốn đã cam kết có các quyền tương ứng với phần vốn góp đã góp.Phần vốn chưa góp của các thành viên được chào bán theo nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên công ty TNHH từ 02 thành viên trở lên.Đối với công ty hợp danhTheo Điều 178 Luật Doanh nghiệp 2022, thành viên hợp danh và thành viên góp vốn đều buộc phải góp đủ vốn đã cam kết.Thành viên hợp danh nếu không góp đủ và đúng hạn mà gây thiệt hại cho công ty thì người đó phải chịu trách nhiệm bồi thường.Còn thành viên góp vốn nếu không góp đủ số vốn đã cam kết thì số vốn chưa góp đủ được coi là khoản nợ của thành viên đó đối với công ty.Điểm c Khoản 1 Điều 55 Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định về phạt tiền từ 30tr đến 50tr đối với hành vi “Thành viên hợp danh hoặc thành viên góp vốn không nộp đủ số vốn cam kết góp vào công ty trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày được chấp thuận, trừ trường hợp Hội đồng thành viên quyết định thời hạn khác” 

 1/ Hóa đơn là gì?Tại khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có giải thích:Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.Bên cạnh đó, tại Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP cũng có giải thích một số từ ngữ liên quan về hóa đơn như sau:(1) Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.(2) Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in là hóa đơn được thể hiện dưới dạng giấy do cơ quan thuế đặt in để bán cho tổ chức, cá nhân thuộc đối tượng và trường hợp được mua hóa đơn của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 23 Nghị định 123/2020/NĐ-CP để sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.(3) Hóa đơn, chứng từ hợp pháp là hóa đơn, chứng từ đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.(4) Hóa đơn, chứng từ giả là hóa đơn, chứng từ được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn, chứng từ đã được thông báo phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn, chứng từ hoặc làm giả hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.2/ Các loại hóa đơn điện tửHóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:Chính phủ giao Bộ Tài chính hướng dẫn mẫu hiển thị của các loại hóa đơn điện tử được quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.Theo đó, các loại hóa đơn điện tử hiện nay gồm:(1) Hóa đơn giá trị gia tăng(2) Hóa đơn bán hàng(3) Hóa đơn điện tử bán tài sản công(4) Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia(5) Tem, vé, thẻ(6) Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng (trừ trường hợp (5))(7) Phiếu xuất kho kiểm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý3/ Định dạng hóa đơn điện tử được quy định như thế nào?Theo quy định Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về định dạng hóa đơn điện tử như sauTheo đó, định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử.- Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML.- Định dạng hóa đơn điện tử gồm 02 thành phần:+ Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử+ Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số.Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.4/ Thời điểm lập hóa đơnThời điểm lập hóa đơn được quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Theo đó,Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa: là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua (không phân biệt đã thu được tiền hay chưa).Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ: là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (không phân biệt đã thu được tiền hay chưa).Thời điểm lập hóa đơn trong trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn: Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.Thời điểm lập hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể được quy định tại Khoản 4 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.5/ Doanh nghiệp có được sử dụng đồng thời hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử không? Điều 60 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định cụ thể như sau:“1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc đã đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, đã mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày Nghị định này được ban hành thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn đang sử dụng kể từ ngày Nghị định này được ban hành đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2022 và thực hiện các thủ tục về hóa đơn theo quy định tại các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.Trường hợp từ ngày Nghị định này được ban hành đến ngày 30 tháng 6 năm 2022, trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này hoặc Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018, nếu cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo các hình thức nêu trên thì cơ sở kinh doanh thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng. Cơ quan thuế xây dựng dữ liệu hóa đơn của các cơ sở kinh doanh để đưa vào cơ sở dữ liệu hóa đơn và đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế phục vụ việc tra cứu dữ liệu hóa đơn.”Qua đó, từ 19/10/2020 đến 30/6/2022, doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn giấy song song với hóa đơn điện tử (nếu vẫn còn hóa đơn giấy). Tức, hóa đơn giấy sẽ chỉ được sử dụng đến hết ngày 30/06/2022, từ ngày 01/07/2022 chính thức bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử.6/ Trường hợp ngưng sử dụng hóa đơn điện tửKhoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định các trường hợp ngưng sử dụng hóa đơn, gồm: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế.Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh.Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế.Trường hợp có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế.Trường hợp có hành vi lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế.Trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật.Trường hợp ngưng sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy trình tại khoản 2 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:Cơ quan thuế quản lý trực tiếp gửi thông báo đến người nộp thuế thuộc trường hợp tại điểm đ, e, g khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP đề nghị người nộp thuế giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liêu liên quan đến viêc sử dụng hóa đơn điện tử.Người nôp thuế giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liêu không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế ra thông báo. Người nộp thuế có thể đến cơ quan thuế giải trình trực tiếp hoặc bổ sung thông tin, tài liêu hoặc bằng văn bản.Người nộp thuế tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử hoặc giải trình bổ sung, cụ thể:Trường hợp người nộp thuế đã giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu đầy đủ và chứng minh được việc sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định pháp luật thì người nộp thuế tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử.Trường hợp người nộp thuế đã giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liêu mà không chứng minh được việc sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định pháp luật thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo yêu cầu người nộp thuế bổ sung thông tin, tài liêu. Thời hạn bổ sung là 02 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế ra thông báo.Hết thời hạn theo thông báo mà người nộp thuế không giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu thì cơ quan thuế ra thông báo đề nghị người nộp thuế ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và xử lý theo quy định.7/ Vi phạm hành chính về hóa đơnHình thức xử phạt đối với hành vi vi phạm hành chính về hóa đơn được quy định tại Điều 7 Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Theo đó, Mức phạt tiền tối đa là không quá 100.000.000 đồng đối với tổ chức thực hiện hành vi vi phạm hành chính về hóa đơn.Mức phạt tiền tối đa là không quá 50.000.000 đồng đối với cá nhân thực hiện hành vi vi phạm hành chính về hóa đơn.8/ Sử dụng hóa đơn giả có bị xử phạt không?Theo khoản 9 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, “sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp là việc sử dụng hóa đơn, chứng từ giả”. Do đó, sử dụng hóa đơn giả là sử dụng hóa đơn không hợp pháp. Khoản 2 Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định về xử phạt đối với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp và sử dụng không hợp pháp hóa đơn. Theo đó, đối với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp và sử dụng không hợp pháp hóa đơn có thể bị phạt từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng. Ngoài ra còn có biện pháp khắc phục hậu quả là buộc hủy hóa đơn đã sử dụng.

Mọi công ty cổ phần đều cần có Sổ đăng ký cổ đông, nơi lưu trữ chi tiết về các cổ đông và số lượng cổ phần họ nắm giữ. Tài liệu này đóng vai trò thiết yếu trong quản trị doanh nghiệp.1, Sổ đăng ký cổ đông là gì?Theo Khoản 1 Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020, sổ đăng ký cổ đông có thể là văn bản giấy, tập dữ liệu điện tử ghi nhận thông tin về sở hữu cổ phần của các cổ đông công ty. 2, Vai trò của sổ đăng ký cổ đôngSổ đăng ký cổ đông đóng một vai trò quan trọng trong công ty cổ phần bởi:Sổ đăng ký cổ đông lưu trữ đầy đủ thông tin của các cổ đông. Việc lưu trữ thông tin giúp cho việc quản trị công ty trở nên thuận lợi hơn.Sổ đăng ký cổ đông là tài liệu xác nhận việc sở hữu cổ phần của cổ đông. 3, Nội dung của sổ đăng ký cổ đôngNội dung của số đăng ký cổ đông được quy định tại Khoản 2 Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020, gồma) Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty;b) Tổng số cổ phần được quyền chào bán, loại cổ phần được quyền chào bán và số cổ phần được quyền chào bán của từng loại;c) Tổng số cổ phần đã bán của từng loại và giá trị vốn cổ phần đã góp;d) Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức;đ) Số lượng cổ phần từng loại của mỗi cổ đông, ngày đăng ký cổ phần.4/ Khi nào thì phải lập sổ đăng ký cổ đôngTheo Khoản 1 Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020, Cổ ty cổ phần phải lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.5/ Quy định về thay đổi thông tin trên sổ đăng ký cổ đôngQuy định về thay đổi thông tin trên sổ đăng ký cổ đông được quy định tại Khoản 4 và Khoản 5 Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020, theo đó:Trong trường hợp cổ đông thay đổi địa chỉ liên lạc thì phải báo với công ty để cập nhật vào sổ đăng ký cổ đông. Nếu công ty không liên lạc được với cổ đông do không được thông báo thay đổi địa chỉ liên lạc thì công ty không phải chịu trách nhiệm.Công ty phải cập nhật kịp thời thay đổi cổ đông trong sổ đăng ký cổ đông theo yêu cầu của cổ đông có liên quan theo Điều lệ công ty. 6/ Quy định về lưu trữ sổ đăng ký cổ đôngSổ đăng ký cổ đông được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty hoặc các tổ chức khác có chức năng lưu giữ sổ đăng ký cổ đông. Cổ đông có quyền kiểm tra, tra cứu, trích lục, sao chép tên và địa chỉ liên lạc của cổ đông công ty trong sổ đăng ký cổ đông.6/ Không lập sổ đăng ký cổ đông thì bị xử phạt ra sao?Nếu công ty cổ phần không lập sổ đăng ký cổ đông sẽ bị xử phạt hành chính từ 30 triệu đồng đến 50 triệu đồng theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP.Ngoài ra, doanh nghiệp phải thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả là buộc lập sổ đăng ký cổ đông theo quy định tại điểm d khoản 3 Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP.

Trong thời đại số hóa, chữ ký số là công cụ không thể thiếu cho doanh nghiệp, đảm bảo tính pháp lý và bảo mật cho các giao dịch điện tử. Bài viết này sẽ cung cấp thông tin cần thiết về chữ ký số, giúp doanh nghiệp sử dụng hiệu quả.1/ Chữ ký số là gì? Căn cứ khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, “chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác: việc biến đối nêu trên trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa; Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”Ngoài ra, khoản 12 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023 cũng quy định “chữ ký số là chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng, gồm khóa bí mật và khóa công khai, trong đó khóa bí mật được dùng để ký số và khóa công khai được dùng để kiểm tra chữ ký số. Chữ ký số đảm bảo tính xác thực, tính toàn vẹn và tính không chối bỏ nhưng không bảo đảm tính bí mật của thông điệp dữ liệu.”Đối với doanh nghiệp, có thể hiểu chữ ký số là một con dấu của doanh nghiệp, khi nó được thừa nhận thì có thể được thực hiện giao dịch trên môi trường điện tử. 2/ Chữ ký số có giá trị pháp lý không?Điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của chữ ký số. Theo đó 1. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.2. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.3. Chữ ký số và chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam theo quy định tại Chương V Nghị định này có giá trị pháp lý và hiệu lực như chữ ký số và chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cấp.Như vậy, nếu chữ ký số đáp ứng các yêu cầu trên thì sẽ có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay trong văn bản giấy.3/ Điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký sốTheo Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số được coi là chữ ký điện tử an toàn khi đáp ứng các điều kiện sau:1. Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.2. Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp:a) Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;b) Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;c) Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;d) Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng được quy định tại Điều 40 của Nghị định này.3. Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.4/ Nội dung của chữ ký sốMột số thông tin cần có trong chữ ký số đối với doanh nghiệp bao gồmTên của doanh nghiệpSố hiệu chứng thư số (Serial number)Thời hạn có hiệu lực của chứng thư sốKhóa công khai của chứng thư sốTên của Nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cho doanh nghiệpChứng thư số của Nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng5/ Quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký sốKhi sử dụng dịch vụ chữ ký số, doanh nghiệp có các quyền và nghĩa vụ được quy định tại Điều 75, 76, 77 Nghị định 130/2018/NĐ-CP. Điều 75: Quyền và nghĩa vụ của thuê bao sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộngThuê bao sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng có quyền:Yêu cầu tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cung cấp văn bản chi tiết về nội dung hợp đồng.Yêu cầu tạm dừng hoặc thu hồi chứng thư số đã được cấp.Thuê bao có các nghĩa vụ sau:Cung cấp thông tin trung thực, chính xác.Đảm bảo thiết bị tự tạo cặp khóa tuân thủ đúng quy chuẩn kỹ thuật (nếu tự tạo cặp khóa).Lưu trữ và sử dụng khóa bí mật an toàn.Thông báo ngay cho tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số khi phát hiện khóa bí mật bị lộ, đánh cắp hoặc sử dụng trái phép.Cam kết với người nhận rằng mình là chủ sở hữu hợp pháp của khóa bí mật trên chứng thư số và các thông tin trên chứng thư là chính xác.Chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu vi phạm.Điều 76: Quyền và nghĩa vụ của thuê bao sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng trong cơ quan, tổ chứcThuê bao có trách nhiệm:Sử dụng dịch vụ trong phạm vi được quy định.Lưu trữ và sử dụng khóa bí mật một cách an toàn.Thông báo cho tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số trong vòng 24 giờ khi phát hiện khóa bí mật bị lộ, đánh cắp hoặc sử dụng trái phép.Điều 77: Quyền và nghĩa vụ của thuê bao sử dụng chứng thư số nước ngoài được cấp phép tại Việt NamTuân thủ quyền và nghĩa vụ theo phạm vi, mục đích được quy định trong giấy phép sử dụng.Thông báo cho tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số và Bộ Thông tin và Truyền thông trong vòng 24 giờ khi phát hiện khóa bí mật bị lộ, đánh cắp hoặc sử dụng trái phép.6/ Nghĩa vụ của người ký trước khi thực hiện ký sốĐiều 78 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết về nghĩa vụ của người đại diện doanh nghiệp trước khi thực hiện chữ ký số, theo đó, người ký phải thực hiện quy trình kiểm tra trạng thái chứng thư số như sau: 1. Kiểm trang trạng thái chứng thư số của mình trên hệ thống kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã cấp chứng thư số đó.2. Trong trường hợp người ký sử dụng chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp: Kiểm tra trạng thái chứng thư số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cho mình trên hệ thống kỹ thuật của Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.3. Trường hợp kết quả kiểm tra tại các khoản 1 và 2 điều này đồng thời có hiệu lực, người ký thực hiện ký số. Trường hợp kết quả kiểm tra tại khoản 1 hoặc khoản 2 Điều này là không có hiệu lực, người ký không thực hiện ký số.7/ Nghĩa vụ kiểm tra hiệu lực chữ ký số khi nhậnTrước khi nhận chữ ký số, người nhận cũng cần phải kiểm tra các thông tin được quy định tại Điều 79 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, gồm:a) Trạng thái chứng thư số, phạm vi sử dụng, giới hạn trách nhiệm và các thông tin trên chứng thư số của người ký;b) Chữ ký số phải được tạo bởi khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trên chứng thư số của người ký;c) Đối với chữ ký số được tạo ra bởi chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam, người nhận phải kiểm tra hiệu lực chứng thư số trên cả hệ thống của Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia và hệ thống của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số nước ngoài cấp chứng thư số đó.Sau khi kiểm tra xong, người nhận phải thực hiện quy trình kiểm tra theo khoản 2 Điều 79 Nghị định 130/2018/NĐ-CP: a) Kiểm tra trạng thái chứng thư số tại thời điểm thực hiện ký số, phạm vi sử dụng, giới hạn trách nhiệm và các thông tin trên chứng thư số đó theo quy định tại Điều 5 Nghị định này trên hệ thống kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã cấp chứng thư số đó;b) Trong trường hợp người ký sử dụng chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp: Kiểm tra trạng thái chứng thư số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã cấp chứng thư số đó tại thời điểm thực hiện ký số trên hệ thống kỹ thuật của Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;c) Chữ ký số trên thông điệp dữ liệu chỉ có hiệu lực khi kết quả kiểm tra tại các khoản 1 và 2 Điều này đồng thời có hiệu lực.Trong trường hợp không tuân thủ các quy định trên hay khi đã biết hoặc được thông báo về sự không còn tin cậy của chứng thư số và khóa bí mật của người ký, người nhận phải chịu trách nhiệm. Hy vọng rằng qua bài viết này, doanh nghiệp đã có cái nhìn tổng quan và sâu sắc hơn về chữ ký số. Việc áp dụng chữ ký số không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn đảm bảo tính pháp lý và bảo mật cho các giao dịch điện tử. Hãy tận dụng tối đa lợi ích của công nghệ này để nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp của bạn trong thời đại số hóa.

Lập Sổ Đăng Ký Cổ Đông: Bí Quyết Quản Trị Cổ Đông Đúng Pháp LýCông ty cổ phần cần nắm rõ cách lập sổ đăng ký cổ đông ngay sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Bỏ qua bước này không chỉ khiến công ty gặp khó khăn trong quản trị mà còn có thể bị phạt nặng lên tới 30 triệu đồng! 1. Sổ đăng ký cổ đông là gì? Tại sao cực kỳ quan trọng?Sổ đăng ký cổ đông là tài liệu được lập dưới dạng bản giấy hoặc điện tử, ghi nhận toàn bộ thông tin về việc sở hữu cổ phần của các cổ đông trong công ty. Đây là văn bản bắt buộc mà mọi công ty cổ phần phải có ngay từ khi thành lập. Vai trò của sổ đăng ký cổ đông:Lưu giữ thông tin chi tiết của cổ đông: Bao gồm họ tên, địa chỉ liên lạc, số giấy tờ pháp lý... nhằm phục vụ quản trị công ty (lập danh sách họp Đại hội đồng cổ đông, phân chia lợi nhuận...).Xác nhận quyền sở hữu cổ phần: Thông tin chuyển nhượng cổ phần được ghi nhận đầy đủ và chính xác, làm căn cứ pháp lý để chia lợi nhuận và quản lý cổ đông. Lưu ý: Khi cổ đông thay đổi địa chỉ liên lạc, cần thông báo kịp thời với công ty để được cập nhật chính xác.2. Quy định pháp luật về lập sổ đăng ký cổ đôngTheo Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020, công ty cổ phần phải lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông ngay từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Sổ này phải bao gồm:Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty.Tổng số cổ phần được quyền chào bán, loại cổ phần và số cổ phần đã bán.Thông tin chi tiết về các cổ đông (họ tên, địa chỉ, số giấy tờ pháp lý...).Ngày đăng ký cổ phần của từng cổ đông.Các cổ đông có quyền kiểm tra, trích lục và sao chép thông tin trong sổ đăng ký cổ đông khi cần thiết.3. Ai là người quản lý sổ đăng ký cổ đông?Theo quy định tại Khoản 3 Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020, sổ đăng ký cổ đông được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty hoặc các tổ chức có chức năng lưu ký như Trung tâm lưu ký chứng khoán. Việc cập nhật thông tin phải được thực hiện kịp thời, liên tục, đảm bảo quyền lợi và tính chính xác cho các cổ đông.4. Thay đổi thông tin trên sổ đăng ký cổ đôngTheo quy định tại Khoản 4 và Khoản 5 của Điều 122 trong Luật doanh nghiệp năm 2020, Công ty phải cập nhật thông tin khi có thay đổi về địa chỉ liên lạc hoặc chuyển nhượng cổ phần. Nếu cổ đông không thông báo thay đổi địa chỉ, công ty sẽ không chịu trách nhiệm khi không thể liên lạc được.5. Không lập sổ đăng ký cổ đông - Hậu quả nghiêm trọng!Theo tại Điểm b Khoản 2 Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, nếu công ty cổ phần không lập sổ đăng ký cổ đông, có thể bị phạt tới 30 triệu đồng! Đây là mức phạt không nhỏ và có thể ảnh hưởng lớn đến uy tín, hoạt động của công ty.Kết luận: Lập sổ đăng ký cổ đông không chỉ là yêu cầu pháp lý bắt buộc mà còn là cách quản trị doanh nghiệp thông minh, tránh các rủi ro pháp lý và đảm bảo quyền lợi cho cổ đông. Hãy thực hiện ngay khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp!Cần tư vấn chi tiết hơn? Liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ chuyên nghiệp nhất!

"Bị Phạt Vì Không Nộp Thuế Môn Bài? Tất Cả Những Điều Bạn Cần Biết Để Tránh Rắc Rối Pháp Lý!"Bạn có đang nắm rõ quy định về thuế môn bài? Hãy đọc ngay bài viết này để tránh những sai lầm đắt giá và đảm bảo bạn luôn tuân thủ đầy đủ pháp luật!Cập Nhật Quy Định Mới Nhất Về Thuế Môn Bài 2025 – Bạn Có Biết?Thuế môn bài là loại thuế mà mọi tổ chức, cá nhân, nhóm cá nhân và hộ gia đình hoạt động sản xuất, kinh doanh phải nộp hàng năm. Tuy nhiên, theo Nghị định 139/2016/NĐ-CP và Thông tư 65/2020/TT-BTC, một số đối tượng có thể được miễn thuế. Cùng tìm hiểu rõ ràng hơn về những quy định này.Ai Là Đối Tượng Phải Nộp Thuế Môn Bài?Điều 2, Nghị định 139/2016/NĐ-CP quy định các đối tượng phải nộp thuế môn bài gồm tổ chức, cá nhân và hộ gia đình có hoạt động sản xuất, kinh doanh. Tuy nhiên, nếu bạn thuộc các đối tượng sau, bạn có thể được miễn thuế:Doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm? Theo Điều 2, Nghị định 139/2016/NĐ-CP, các đối tượng này không phải nộp thuế môn bài.Hoạt động không thường xuyên và không có địa điểm cố định? Được miễn thuế nếu có đủ điều kiện theo Thông tư 65/2020/TT-BTC.Sản xuất muối hoặc nuôi trồng thủy sản: Đây là các nhóm đối tượng miễn thuế được quy định trong Thông tư 65/2020/TT-BTC và Nghị định 139/2016/NĐ-CP.Làm Thế Nào Để Nộp Thuế Môn Bài Đúng Hạn?Theo Khoản 9 Điều 18 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, thời gian nộp thuế môn bài chậm nhất là ngày 30 tháng 1 hàng năm. Tuy nhiên, nếu bạn thuộc đối tượng chuyển đổi từ hộ kinh doanh, bạn cần lưu ý những quy định sau:Nếu kết thúc thời gian miễn thuế trong 6 tháng đầu năm, bạn phải nộp thuế môn bài trước ngày 30 tháng 7 của năm đó (theo Điều 2, Nghị định 139/2016/NĐ-CP).Cách nộp thuế môn bài:Cách 1: Nộp thuế trực tiếp tại cơ quan thuế.Bước 1: Lập tờ khai lệ phí môn bài theo mẫu quy định tại Nghị định 139/2016/NĐ-CP.Bước 2: Viết giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước theo mẫu C1-02/NS ban hành theo Thông tư 119/2015/TT-BTC.Bước 3: Nộp tờ khai tại cơ quan thuế và chuyển giấy nộp tiền tới Ngân hàng để hoàn tất thủ tục.Cách 2: Nộp thuế qua hệ thống thuế điện tử.Bước 1: Đăng ký tờ khai lệ phí môn bài  trên trang web https://thuedientu.gdt.gov.vn.Bước 2: Sử dụng chữ ký số để đăng nhập và kê khai thuế trực tuyến.Thời Hạn Nộp Thuế Môn Bài – Bạn Có Đang Chậm Hạn?Theo Khoản 9 Điều 18 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, nếu bạn không hoàn tất thủ tục thuế môn bài đúng hạn, bạn sẽ phải đối mặt với các hình phạt hành chính. Thời gian chậm nhất để nộp thuế môn bài là ngày 30 tháng 1 hàng năm. Hãy chắc chắn rằng bạn không bỏ lỡ ngày này để tránh bị phạt.Đừng Để Thuế Môn Bài Khiến Bạn Gặp Rắc Rối!Việc không thực hiện đúng nghĩa vụ thuế môn bài có thể khiến bạn gặp phải các hình phạt hành chính và làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Để tránh các rắc rối không cần thiết, hãy nắm rõ các quy định và tuân thủ thời hạn nộp thuế.Chúc bạn hoàn tất thủ tục thuế môn bài một cách nhanh chóng và chính xác!Hãy đọc ngay để nắm vững quy trình và tiết kiệm thời gian nộp thuế!  

“Mở Tài Khoản Ngân Hàng Cho Doanh Nghiệp: Bí Quyết Tuân Thủ Pháp Luật & Tối Ưu Quản Lý Tài Chính” ✅ Tại sao doanh nghiệp cần mở tài khoản ngân hàng ngay từ đầu?Mở tài khoản ngân hàng ngay khi thành lập doanh nghiệp không chỉ là bước đi cần thiết mà còn mang lại nhiều lợi ích quan trọng:Tuân thủ pháp luật: Theo quy định tại Điều 36 Luật Doanh nghiệp 2020, các doanh nghiệp phải có tài khoản ngân hàng để thực hiện các giao dịch chuyển khoản có giá trị lớn (từ 20 triệu đồng trở lên). Đồng thời, doanh nghiệp phải khai báo thông tin tài khoản với cơ quan thuế trong vòng 10 ngày kể từ khi mở tài khoản, theo Luật Quản lý thuế 2019.Quản lý tài chính chuyên nghiệp: Việc mở tài khoản ngân hàng giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi dòng tiền, lập báo cáo thuế chính xác và minh bạch. Điều này phù hợp với yêu cầu của Thông tư số 32/2016/TT-NHNN về quản lý tài khoản thanh toán.Tiếp cận dịch vụ ngân hàng: Khi mở tài khoản, doanh nghiệp được quyền tiếp cận các dịch vụ thanh toán, tín dụng, bảo lãnh... được quy định trong Luật Các Tổ chức tín dụng 2010 (sửa đổi, bổ sung 2017).Tăng độ tin cậy: Giao dịch qua ngân hàng giúp doanh nghiệp xây dựng uy tín với khách hàng, đối tác và đáp ứng các yêu cầu kiểm toán, thanh tra theo đúng Luật Doanh nghiệp 2020.???? Lưu Ý Quan Trọng Khi Mở Tài Khoản Ngân Hàng Cho Doanh NghiệpĐể đảm bảo việc mở tài khoản ngân hàng cho doanh nghiệp được thực hiện đúng quy định và nhanh chóng, bạn cần lưu ý các điểm sau:Bắt buộc phải mở tài khoản ngân hàng khi thực hiện giao dịch lớnTheo Điều 36, Luật Doanh nghiệp 2020 (Luật số 59/2020/QH14), doanh nghiệp phải mở tài khoản ngân hàng để thực hiện các giao dịch chuyển khoản có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.Đồng thời, doanh nghiệp phải khai báo thông tin tài khoản với cơ quan thuế trong vòng 10 ngày kể từ khi mở tài khoản, theo Luật Quản lý thuế 2019.Phải thông báo thông tin tài khoản ngân hàng cho cơ quan thuếDoanh nghiệp cần thực hiện việc thông báo tài khoản ngân hàng với cơ quan thuế trong thời hạn quy định để tránh bị phạt hành chính.Căn cứ pháp lý: Luật Quản lý thuế 2019.Quản lý tài chính chuyên nghiệp và minh bạchViệc mở tài khoản giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi dòng tiền, lập báo cáo thuế chính xác và minh bạch.Phù hợp với yêu cầu của Thông tư số 32/2016/TT-NHNN về quản lý tài khoản thanh toán.Quyền lợi và nghĩa vụ của doanh nghiệp khi mở tài khoảnKhi mở tài khoản ngân hàng, doanh nghiệp có quyền tiếp cận các dịch vụ như thanh toán, tín dụng, bảo lãnh...Căn cứ pháp lý: Luật Các Tổ chức tín dụng 2010 (sửa đổi, bổ sung 2017).Nên lựa chọn ngân hàng uy tín và phù hợpCác ngân hàng uy tín thường cung cấp dịch vụ hỗ trợ tốt và chi phí hợp lý. Doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn dựa trên nhu cầu và mục tiêu kinh doanh của mình.Hướng dẫn chi tiết được quy định tại Nghị định số 01/2021/NĐ-CP.Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy địnhCác giấy tờ cần thiết bao gồm:Giấy đề nghị mở tài khoản theo mẫu của ngân hàng (Thông tư số 32/2016/TT-NHNN).Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao công chứng - Điều 27, Luật Doanh nghiệp 2020).Giấy tờ tùy thân của người đại diện (CMND/CCCD/Hộ chiếu - bản sao công chứng - Điều 12, Luật Các Tổ chức tín dụng 2010).Quyết định bổ nhiệm người đại diện hoặc văn bản ủy quyền (nếu có - Thông tư số 23/2014/TT-NHNN).Điều lệ công ty (nếu ngân hàng yêu cầu).Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơDoanh nghiệp cần đảm bảo tất cả các giấy tờ đều hợp lệ, được công chứng và chuẩn bị đầy đủ theo yêu cầu của từng ngân hàng.. Kết luậnViệc mở tài khoản ngân hàng là bước không thể bỏ qua đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Đây không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp quản lý tài chính tốt hơn, chuyên nghiệp hơn.Nếu bạn cần hỗ trợ mở tài khoản ngân hàng hoặc muốn tư vấn thêm về quy trình, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay!

1. Trách nhiệm thông báo (slide đào tạo)Theo khoản 2 Điều 16 Thông tư 28/2015/TT-BLĐTBXH, trong tháng nếu có sự thay đổi (tăng hoặc giảm) lao động, doanh nghiệp có trách nhiệm gửi Thông báo về tình hình biến động lao động (Mẫu số 29 - Thông tư 28/2015/TT-BLĐTBXH) tới Trung tâm dịch vụ việc làm nơi công ty đặt trụ sở trước ngày 03 của tháng liền kề.2. Các trường hợp báo tăng, giảm lao độngCăn cứ Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021, doanh nghiệp báo tăng, giảm lao động trong các trường hợp sau:Báo tăng lao động:Ký hợp đồng lao động mới.Lao động trở lại làm việc sau thời gian nghỉ không lương từ 14 ngày trở lên.Lao động trở lại sau nghỉ ốm đau, thai sản.Lao động hết thời hạn tạm hoãn hợp đồng lao động.Báo giảm lao động:Chấm dứt hợp đồng lao động.Lao động nghỉ ốm đau, thai sản.Lao động xin nghỉ không lương từ 14 ngày trở lên trong tháng.Tạm hoãn hợp đồng lao động.3. Thời hạn thông báoTheo khoản 1 Điều 16 Thông tư 28/2015/TT-BLĐTBXH:Đối với doanh nghiệp hoạt động trước ngày 01/10/2015: Thông báo tình hình lao động tại thời điểm 01/10/2015 trong vòng 30 ngày.Đối với doanh nghiệp thành lập sau ngày 01/10/2015: Thông báo trong vòng 30 ngày kể từ ngày thành lập.Lưu ý: Nếu giảm từ 50 lao động trở lên, phải thông báo ngay tới Trung tâm dịch vụ việc làm.4. Thủ tục thực hiện4.1. Thành phần hồ sơNgười lao động:Nếu chưa có mã BHXH: Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS, Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020).Doanh nghiệp, hộ kinh doanh:Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-LT, Quyết định 1040/QĐ-BHXH năm 2020).4.2. Số lượng hồ sơ01 bộ.4.3. Trình tự thực hiệnBước 1: Lập và nộp hồ sơ tới cơ quan BHXH.Bước 2: Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ.Bước 3: Nhận kết quả giải quyết từ cơ quan BHXH.4.4. Cách thức thực hiệnDoanh nghiệp nộp hồ sơ theo một trong các cách:Nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công BHXH Việt Nam, tổ chức I-VAN hoặc Cổng Dịch vụ công Quốc gia.Qua bưu chính.Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH cấp tỉnh/huyện hoặc Trung tâm Phục vụ hành chính công.4.5. Thời hạn giải quyếtKhông quá 03 ngày đối với trường hợp điều chỉnh tăng tiền lương đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN.Không quá 05 ngày đối với các trường hợp khác.4.6. Kết quả giải quyết (file slide đào tạo)Đối với báo tăng, giảm lao động: Sổ BHXH, thẻ BHYT.Điều chỉnh tiền lương: Ghi nhận vào cơ sở dữ liệu BHXH.Lưu ý: Nếu báo giảm lao động chậm, doanh nghiệp phải đóng BHYT cho các tháng báo giảm chậm (khoản 2 Điều 50 Quyết định 595/QĐ-BHXH).

Từ ngày 01/05/2021, doanh nghiệp không còn bắt buộc phải thông báo số tài khoản ngân hàng với cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc cơ quan thuế. Đây là một bước cải cách hành chính quan trọng nhằm giảm bớt thủ tục, tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp và phù hợp với xu hướng chuyển đổi số hiện nay.1. Vì sao có sự thay đổi này?Trước đây, theo quy định cũ, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thông báo khi mở, thay đổi hoặc đóng tài khoản ngân hàng để cập nhật thông tin đăng ký thuế. Tuy nhiên, quy định này gây mất thời gian và phát sinh thủ tục không cần thiết, trong khi cơ quan thuế có thể quản lý giao dịch qua hệ thống ngân hàng.Theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP, thông tin tài khoản ngân hàng không còn là thông tin đăng ký thuế. Điều này giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong hoạt động tài chính mà không bị ràng buộc bởi các thủ tục hành chính không cần thiết.2. Doanh nghiệp được hưởng lợi gì?Tiết kiệm thời gian, chi phí: Không phải làm thủ tục thông báo mở tài khoản, thay đổi hay đóng tài khoản.Đơn giản hóa thủ tục hành chính: Doanh nghiệp có thể tập trung vào kinh doanh thay vì xử lý giấy tờ.Tăng tính chủ động: Việc mở và sử dụng tài khoản ngân hàng hoàn toàn do doanh nghiệp quyết định mà không cần thông báo lên cơ quan đăng ký kinh doanh hay thuế.3. Doanh nghiệp cần lưu ý gì?Mặc dù không cần thông báo số tài khoản ngân hàng, doanh nghiệp vẫn phải đảm bảo việc sử dụng tài khoản đúng mục đích, tuân thủ các quy định về kế toán, thuế và giao dịch điện tử. Việc kê khai, nộp thuế qua ngân hàng vẫn phải tuân theo các quy định của cơ quan thuế.Kết luậnQuy định mới này là một tín hiệu tích cực, giúp doanh nghiệp hoạt động thuận lợi hơn. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần chủ động cập nhật thông tin, sử dụng tài khoản ngân hàng minh bạch và đúng pháp luật để tránh những rủi ro không đáng có.