5 sai lầm khiến hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bị từ chối

Việc đăng ký doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn. Dưới đây là 5 lỗi phổ biến dẫn đến hồ sơ thành lập công ty bị từ chối. Mỗi lỗi được phân tích kèm căn cứ pháp lý và gợi ý khắc phục để hồ sơ được chấp thuận nhanh chóng.1. Thông tin đăng ký không khớp với giấy tờ đính kèmPhòng Đăng ký kinh doanh yêu cầu tất cả thông tin trong Giấy đề nghị thành lập doanh nghiệp phải chính xác và khớp với giấy tờ pháp lý (CMND/CCCD, hộ chiếu, quyết định cổ đông,…). Luật Doanh nghiệp 2020 quy định rõ, nếu nội dung kê khai giả mạo hay không chính xác thì Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bị thu hồi. Cụ thể, theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP (Khoản 1 Điều 69), nếu phát hiện thông tin không trung thực, cơ quan đăng ký sẽ thông báo và yêu cầu doanh nghiệp hoàn chỉnh hồ sơ trong 30 ngày; nếu không bổ sung kịp, giấy phép đã cấp sẽ bị coi là không có hiệu lực. Giải pháp: Soát kỹ từng mục trong đơn đăng ký, đối chiếu chính xác với bản sao giấy tờ, ký và xác nhận đầy đủ để tránh trả hồ sơ.Tên doanh nghiệp không hợp lệ2. Tên doanh nghiệp không hợp lệTheo Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020, tên tiếng Việt của công ty bao gồm hai thành tố: loại hình doanh nghiệp (ví dụ “Công ty TNHH”, “Công ty CP”, v.v.) và tên riêng. Ngoài ra, Điều 38 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định những tên doanh nghiệp bị cấm như: tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã đăng ký, tên chứa tên cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị, hoặc các từ ngữ vi phạm thuần phong mỹ tục. Cơ quan đăng ký có quyền từ chối tên dự kiến vi phạm quy định này. Do đó, nếu hồ sơ đăng ký ghi tên doanh nghiệp không hợp lệ (ví dụ trùng với công ty khác hoặc thiếu yếu tố loại hình), hồ sơ sẽ bị trả về. Giải pháp: Trước khi đăng ký, tra cứu tên trên Cổng thông tin quốc gia để tránh trùng lặp; đảm bảo đặt tên đúng mẫu “Loại hình + Tên riêng” và tuân thủ các quy định cấm nêu trên.3. Ngành nghề kinh doanh bị cấm hoặc không rõ ràngKhi kê khai ngành nghề trong hồ sơ đăng ký, doanh nghiệp phải tuân theo luật chuyên ngành và đúng mã ngành cấp 4 trong Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam. Theo Luật Đầu tư 2020 (Điều 6), có 8 nhóm ngành nghề cấm kinh doanh hoàn toàn (ví dụ: kinh doanh chất ma túy, hóa chất độc hại, mại dâm, mua bán người, dịch vụ đòi nợ thuê, kinh doanh pháo nổ…). Nếu hồ sơ đăng ký kê khai ngành nghề thuộc danh mục cấm này, cơ quan đăng ký sẽ từ chối cấp phép. Đồng thời, Nghị định 01/2021 (Điều 7) yêu cầu khi đăng ký mới phải ghi mã ngành cấp 4 theo quy định. Ngành nghề mô tả chung chung hoặc không có trong hệ thống cũng bị trả về yêu cầu bổ sung. Giải pháp: Kiểm tra và ghi đúng các ngành nghề theo Quyết định ban hành Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam; tránh liệt kê ngành cấm (tham khảo luật đầu tư); nếu hoạt động trong lĩnh vực có điều kiện, xác định đầy đủ điều kiện (vốn, bằng cấp, giấy phép con) trước khi ghi vào hồ sơ.4. Vi phạm điều kiện về vốn pháp định và vốn gópVi phạm điều kiện về vốn pháp định và vốn gópLuật Doanh nghiệp 2020 thay khái niệm vốn pháp định bằng vốn điều lệ linh hoạt, nhưng vẫn phải đáp ứng vốn pháp định nếu hoạt động trong ngành nghề có điều kiện. Nghị định 155/2020/NĐ-CP (Điều 175) định nghĩa vốn pháp định là mức vốn tối thiểu bắt buộc cho một số ngành nghề đặc thù. Thêm vào đó, thành viên công ty TNHH phải góp đủ vốn đã đăng ký trong vòng 90 ngày kể từ khi cấp Giấy chứng nhận. Nếu kê khai vốn điều lệ hoặc vốn góp không đáp ứng yêu cầu (quá thấp so với quy định ngành nghề, hoặc không hoàn thành góp vốn đúng hạn), hồ sơ sẽ không hợp lệ và có thể bị từ chối hoặc Giấy chứng nhận bị thu hồi. Giải pháp: Đối với ngành nghề yêu cầu vốn pháp định, đăng ký vốn điều lệ/phần vốn góp tối thiểu bằng vốn pháp định (tham khảo quy định chuyên ngành). Đồng thời đảm bảo các thành viên cam kết góp vốn đúng hạn (khoản 2 Điều 75 Luật DN 2020).5. Người đại diện theo pháp luật không đủ điều kiệnLuật Doanh nghiệp 2020 quy định rõ người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải là cá nhân đủ năng lực pháp luật dân sự và không thuộc các trường hợp cấm khác. Ví dụ, theo Khoản 5 Điều 12 Luật DN 2020, nếu người đại diện đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, chấp hành án phạt tù, hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự thì phải cử người khác thay thế. Còn theo Bộ luật Dân sự 2015, người dưới 18 tuổi hoặc mất/ hạn chế năng lực dân sự không đủ điều kiện pháp lý để làm đại diện doanh nghiệp. Ngoài ra, luật chuyên ngành và quy định cán bộ, công chức không cho phép một số đối tượng (công chức, sĩ quan, lãnh đạo nhà nước đang tại vị…) làm đại diện doanh nghiệp. Nếu trong hồ sơ kê khai người đại diện thuộc một trong các trường hợp trên, đăng ký sẽ bị trả về. Giải pháp: Kiểm tra kỹ tiêu chuẩn của người đại diện theo pháp luật: phải đủ 18 tuổi, có năng lực dân sự đầy đủ, không thuộc đối tượng đang bị truy tố hoặc cấm giữ chức vụ, không là cán bộ công chức có quy định cấm… Trường hợp cần, doanh nghiệp nên bổ sung tài liệu chứng minh điều kiện của người này (bản sao giấy tờ, xác nhận không trong diện cấm, v.v.) để tránh bị từ chối.Lời khuyên chung: Để hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được chấp thuận nhanh chóng, doanh nghiệp và người lập hồ sơ cần nghiên cứu kỹ quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn (Nghị định 01/2021, Nghị định 155/2020, Thông tư 01/2021, Luật Đầu tư 2020, v.v.), đồng thời rà soát kỹ từng mục thông tin, bổ sung tài liệu chứng minh khi có yêu cầu. Chuẩn bị hồ sơ chỉn chu sẽ giúp tránh các lỗi cơ bản nêu trên và rút ngắn thời gian thành lập công ty.Lời khuyên chungĐể hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được chấp thuận nhanh chóng, cần:Nghiên cứu kỹ Luật Doanh nghiệp 2020, Luật Đầu tư 2020 và các Nghị định hướng dẫnSoát xét kỹ hồ sơ trước khi nộpBổ sung giấy tờ xác minh hoặc văn bản giải trình nếu được yêu cầu.Câu hỏi liên quan:1. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bị từ chối thì có được nộp lại không?Có. Theo Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, nếu hồ sơ bị từ chối, doanh nghiệp được quyền nộp lại sau khi chỉnh sửa, bổ sung theo yêu cầu của cơ quan đăng ký kinh doanh.2. Có thể đăng ký doanh nghiệp nếu người đại diện theo pháp luật đang chấp hành án treo không?Không. Người chấp hành án treo vẫn bị xem là đang chịu trách nhiệm . Do đó, không đủ điều kiện làm người đại diện theo pháp luật.Công ty Luật Legalzone là đơn vị uy tín hàng đầu trong lĩnh vực kiểm tra và xử lý vi phạm nhãn hiệu tại Việt Nam. Với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm và chuyên môn sâu về sở hữu trí tuệ, chúng tôi đã hỗ trợ hàng trăm doanh nghiệp phát hiện, ngăn chặn và xử lý các hành vi xâm phạm quyền đối với nhãn hiệu. Legalzone cam kết cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý toàn diện, từ tra cứu vi phạm, thu thập bằng chứng đến thực hiện các biện pháp bảo vệ quyền lợi hợp pháp của khách hàng. Bằng sự chuyên nghiệp, tận tâm và hiệu quả, Legalzone luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc bảo vệ thương hiệu, đảm bảo lợi thế cạnh tranh và tránh rủi ro pháp lý trong kinh doanh.Nếu các bạn có nhu cầu tư vấn về lĩnh vực sở hữu trí tuệ, Quý khách hãy liên hệ ngay cho chúng tôi để được tư  vấn