
Đăng ký người phụ thuộc – Giải pháp tối ưu để giảm thuế thu nhập cá nhân
Người phụ thuộc là những cá nhân mà người nộp thuế có trách nhiệm nuôi dưỡng, như con cái, bố mẹ hoặc những người thân khác theo quy định pháp luật. Việc đăng ký người phụ thuộc không chỉ là nghĩa vụ mà còn giúp bạn giảm trừ gia cảnh khi tính thuế thu nhập cá nhân, từ đó giảm gánh nặng tài chính hàng tháng.
Đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công, mỗi người phụ thuộc sẽ được giảm trừ 4,4 triệu đồng/tháng trên thu nhập chịu thuế trước khi tính thuế. Đây là chính sách quan trọng được quy định tại Điều 1 Nghị quyết 954/2020/UBTVQH14 nhằm hỗ trợ người lao động có trách nhiệm nuôi dưỡng người thân.
Để được hưởng mức giảm trừ này, người nộp thuế cần đáp ứng một số điều kiện: đã đăng ký thuế và được cấp mã số thuế cá nhân. Bên cạnh đó, việc đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc cũng là thủ tục bắt buộc. Lưu ý, những người có thu nhập từ tiền lương dưới hoặc bằng 11 triệu đồng/tháng không cần khai người phụ thuộc.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về thủ tục đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc, giúp bạn nhanh chóng và thuận tiện thực hiện quyền lợi của mình.
1. Thủ tục đăng ký người phụ thuộc – Những điều bạn cần biết
Theo quy định tại Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC và Điều 1 Nghị quyết 954/2020/UBTVQH14, thủ tục đăng ký người phụ thuộc được thực hiện như sau:
1.1. Đăng ký giảm trừ người phụ thuộc qua doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh trả thu nhập
Để đăng ký người phụ thuộc nhằm giảm trừ gia cảnh, người nộp thuế cần chuẩn bị hồ sơ gồm:
- Bản đăng ký người phụ thuộc (Mẫu số 07/ĐK-NPT-TNCN theo Thông tư 80/2021/TT-BTC): 2 bản. Trong đó, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh sẽ lưu giữ 1 bản và nộp 1 bản cho cơ quan thuế.
- Phụ lục bảng kê khai người phải trực tiếp nuôi dưỡng (Mẫu số 07/XN-NPT-TNCN theo Thông tư 80/2021/TT-BTC).
- Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc theo quy định chi tiết (mục 2 của tài liệu hướng dẫn).
Ngoài ra, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh chịu trách nhiệm nộp:
- Phụ lục bảng tổng hợp đăng ký người phụ thuộc cho người giảm trừ gia cảnh (Mẫu số 07/THĐK-NPT-TNCN theo Thông tư 80/2021/TT-BTC).
Nơi nộp hồ sơ: Cơ quan thuế quản lý trụ sở chính của doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh trả thu nhập.
Thời hạn nộp hồ sơ: Doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh phải nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc lần đầu cùng thời điểm với tờ khai thuế thu nhập cá nhân của kỳ khai thuế đó.
Riêng với trường hợp người phụ thuộc là cá nhân không nơi nương tựa và người nộp thuế phải trực tiếp nuôi dưỡng, thời hạn đăng ký muộn nhất là ngày 31/12 của năm tính thuế. Nếu quá thời hạn này, người nộp thuế sẽ không được hưởng giảm trừ gia cảnh cho năm đó.
1.2. Đăng ký giảm trừ người phụ thuộc trực tiếp với cơ quan Thuế
Trong trường hợp người nộp thuế muốn đăng ký giảm trừ người phụ thuộc trực tiếp tại cơ quan Thuế, hồ sơ cần chuẩn bị gồm:
- Bản đăng ký người phụ thuộc (Mẫu số 07/ĐK-NPT-TNCN theo Thông tư 80/2021/TT-BTC);
- Phụ lục bảng kê khai người phải trực tiếp nuôi dưỡng (Mẫu số 07/XN-NPT-TNCN theo Thông tư 80/2021/TT-BTC);
- Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc theo quy định chi tiết (tham khảo Mục 2).
Hồ sơ này được nộp tại cơ quan thuế quản lý trụ sở chính của doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh trả thu nhập, theo quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP.
Thời hạn nộp hồ sơ: Người nộp thuế cần nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc lần đầu cùng thời điểm với tờ khai thuế thu nhập cá nhân của kỳ khai thuế đó. Với người phụ thuộc là cá nhân không nơi nương tựa và người nộp thuế phải trực tiếp nuôi dưỡng, thời hạn cuối cùng là ngày 31/12 của năm tính thuế. Quá thời hạn này, giảm trừ gia cảnh sẽ không được áp dụng cho năm đó.
Lưu ý quan trọng:
- Người nộp thuế chỉ cần đăng ký mỗi người phụ thuộc một lần trong suốt thời gian được tính giảm trừ gia cảnh.
- Trường hợp có sự thay đổi về người phụ thuộc (tăng hoặc giảm), người nộp thuế phải khai bổ sung thông tin và nộp cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh trả thu nhập hoặc cơ quan thuế nếu khai thuế trực tiếp.
- Nếu người nộp thuế thay đổi nơi làm việc, cần thực hiện lại thủ tục đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc như đăng ký lần đầu.
2. Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc gồm những gì?
Theo điểm g khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC, được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 79/2022/TT-BTC, hồ sơ chứng minh người phụ thuộc được quy định cụ thể như sau:
(i) Đối với con:
- Con dưới 18 tuổi: Bản sao Giấy khai sinh và CMND/CCCD (nếu có).
- Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động: Bản sao Giấy khai sinh, CMND/CCCD (nếu có) và Giấy xác nhận khuyết tật hợp pháp.
- Con đang học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, dạy nghề hoặc phổ thông (bao gồm cả thời gian chờ thi đại học từ tháng 6 đến tháng 9 năm lớp 12), không có thu nhập hoặc thu nhập bình quân tháng ≤ 1 triệu đồng: Bản sao Giấy khai sinh, thẻ sinh viên hoặc giấy tờ xác nhận học tập từ nhà trường.
- Trường hợp con nuôi, con ngoài giá thú, con riêng: Ngoài giấy tờ trên, cần bổ sung giấy tờ chứng minh mối quan hệ như quyết định công nhận nuôi con nuôi, giấy xác nhận cha mẹ con từ cơ quan có thẩm quyền.
(ii) Đối với vợ hoặc chồng:
- Bản sao CMND/CCCD.
- Bản sao Giấy xác nhận cư trú, Thông báo số định danh cá nhân hoặc giấy tờ chứng minh mối quan hệ vợ chồng như Giấy chứng nhận kết hôn.
- Nếu trong độ tuổi lao động mà không có khả năng làm việc, bổ sung giấy tờ chứng minh như Giấy xác nhận khuyết tật hoặc hồ sơ bệnh án về bệnh nghiêm trọng.
(iii) Đối với cha mẹ đẻ, cha mẹ vợ/chồng, cha dượng, mẹ kế, cha mẹ nuôi hợp pháp:
- Bản sao CMND/CCCD.
- Giấy tờ chứng minh mối quan hệ hợp pháp như Giấy khai sinh, xác nhận cư trú, hoặc quyết định nhận con nuôi.
- Nếu trong độ tuổi lao động và không có khả năng làm việc, bổ sung giấy tờ chứng minh tương tự như trên.
(iv) Đối với các cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế trực tiếp nuôi dưỡng (ví dụ: anh chị em ruột, ông bà nội ngoại, cháu ruột…):
- Bản sao CMND/CCCD hoặc Giấy khai sinh.
- Giấy tờ pháp lý chứng minh trách nhiệm nuôi dưỡng (nếu có).
- Giấy xác nhận cư trú, thông báo số định danh cá nhân hoặc giấy tờ do cơ quan công an cấp.
- Bản tự khai có xác nhận của Ủy ban nhân dân xã nơi cư trú về việc người phụ thuộc đang sống cùng hoặc không nơi nương tựa.
- Nếu trong độ tuổi lao động và không có khả năng làm việc, bổ sung giấy tờ chứng minh như Giấy xác nhận khuyết tật hoặc hồ sơ bệnh án.
(v) Đối với người nước ngoài cư trú:
Nếu không có hồ sơ theo các mục trên, cần cung cấp tài liệu pháp lý tương đương để chứng minh người phụ thuộc.
(vi) Đối với người nộp thuế làm việc tại các tổ chức, cơ quan hành chính, sự nghiệp:
Người phụ thuộc đã được khai báo trong lý lịch có thể chỉ cần nộp bản đăng ký người phụ thuộc (Mẫu 07/ĐK-NPT-TNCN) có xác nhận của Thủ trưởng đơn vị. Thủ trưởng đơn vị chỉ chịu trách nhiệm xác nhận tên, năm sinh, quan hệ với người nộp thuế; các thông tin khác người nộp thuế tự khai và chịu trách nhiệm.
Lưu ý quan trọng:
Kể từ khi cơ quan Thuế kết nối dữ liệu với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, người nộp thuế không cần nộp giấy tờ chứng minh nếu thông tin này đã có trong cơ sở dữ liệu.
3. Thời hạn và địa điểm nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc
Theo Tiết h.2.1.2 khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC, người nộp thuế có trách nhiệm nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc trong vòng 03 tháng kể từ ngày đăng ký người phụ thuộc lần đầu (bao gồm cả trường hợp đăng ký thay đổi người phụ thuộc).
- Đối với trường hợp đăng ký người phụ thuộc qua tổ chức trả thu nhập (doanh nghiệp, hộ kinh doanh): Người nộp thuế nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc cho tổ chức trả thu nhập.
- Đối với trường hợp đăng ký người phụ thuộc trực tiếp với cơ quan thuế: Người nộp thuế nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc trực tiếp tại cơ quan thuế nơi đã nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc.
Đăng ký người phụ thuộc – Giải pháp tối ưu để giảm thuế thu nhập cá nhân
Câu hỏi liên quan
1. Mức giảm trừ gia cảnh là bao nhiêu?
Câu trả lời:
Theo quy định hiện hành, mức giảm trừ gia cảnh cho mỗi người phụ thuộc là 4,4 triệu đồng/tháng. Người nộp thuế được trừ khoản này vào thu nhập chịu thuế trước khi tính thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương, tiền công.
2. Bố mẹ bao nhiêu tuổi thì được giảm trừ gia cảnh?
Câu trả lời:
Theo quy định, bố mẹ được tính là người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh khi thuộc diện không có khả năng lao động hoặc trên 60 tuổi và đang được người nộp thuế trực tiếp nuôi dưỡng. Hồ sơ chứng minh gồm giấy tờ xác nhận độ tuổi và mối quan hệ nuôi dưỡng.
3. Thời gian nào được xác định để tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc?
Câu trả lời:
Thời gian tính giảm trừ gia cảnh được xác định trong năm tính thuế. Người nộp thuế phải đăng ký người phụ thuộc và nộp hồ sơ chứng minh trong thời hạn quy định (trong vòng 3 tháng kể từ ngày đăng ký người phụ thuộc lần đầu hoặc thay đổi). Nếu quá thời hạn này, sẽ không được tính giảm trừ cho năm đó.
4. Cách tính giảm trừ gia cảnh như thế nào?
Câu trả lời:
Cách tính giảm trừ gia cảnh được thực hiện bằng cách trừ trực tiếp mức giảm trừ (4,4 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc) vào tổng thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công của người nộp thuế trước khi tính thuế thu nhập cá nhân. Ví dụ, nếu bạn có 2 người phụ thuộc, tổng số tiền được giảm trừ gia cảnh sẽ là 8,8 triệu đồng/tháng.