Hồ sơ khai thuế: Hướng dẫn chi tiết cho doanh nghiệp

Việc nộp hồ sơ khai thuế đúng thời hạn và đúng quy định không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn góp phần giúp doanh nghiệp vận hành minh bạch, ổn định và bền vững. Tuy nhiên, với hệ thống văn bản pháp luật ngày càng được điều chỉnh, cập nhật, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong việc nắm bắt đầy đủ các yêu cầu liên quan.Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tổng hợp những quy định quan trọng về việc nộp hồ sơ khai thuế mà doanh nghiệp cần lưu ý, cũng như những điểm cần tránh để không bị xử phạt hành chính.1. Quy định về hồ sơ khai thuếTheo quy định tại khoản 1 đến khoản 6, Điều 43 của Luật Quản lý thuế năm 2019, hồ sơ khai thuế được phân loại tương ứng với từng hình thức kê khai và thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế. Cụ thể:Khai và nộp thuế theo tháng: Hồ sơ khai thuế là tờ khai thuế tháng áp dụng cho các sắc thuế yêu cầu kê khai định kỳ hàng tháng. Khai và nộp thuế theo quý: Doanh nghiệp lập và nộp tờ khai thuế quý theo quy định, thường áp dụng cho các đối tượng đáp ứng điều kiện kê khai theo quý thay vì theo tháng. Khai thuế theo năm:Hồ sơ khai thuế năm gồm tờ khai thuế năm kèm theo các tài liệu liên quan đến việc xác định số thuế phải nộp. Khi kết thúc năm tài chính, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ khai quyết toán thuế, bao gồm:Tờ khai quyết toán thuế năm; Báo cáo tài chính năm; Tờ khai giao dịch liên kết (nếu có); Các tài liệu khác có liên quan. Khai thuế theo từng lần phát sinh nghĩa vụ thuế:Hồ sơ bao gồm tờ khai thuế, hóa đơn, hợp đồng và các chứng từ liên quan theo quy định pháp luật. Đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu: Hồ sơ hải quan theo Luật Hải quan sẽ được sử dụng đồng thời làm hồ sơ khai thuế. Trường hợp doanh nghiệp chấm dứt hoạt động, hợp đồng, chuyển đổi loại hình hoặc tổ chức lại:Hồ sơ khai thuế bao gồm:Tờ khai quyết toán thuế; Báo cáo tài chính tại thời điểm chấm dứt hoạt động hoặc chuyển đổi; Các tài liệu có liên quan đến việc quyết toán thuế.Hồ sơ khai thuế: Hướng dẫn chi tiết cho doanh nghiệp2. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế với từng loại thuếThời hạn nộp hồ sơ khai thuế là yếu tố then chốt để đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ thuế và tránh các rủi ro xử phạt hành chính. Theo quy định tại Điều 44 của Luật Quản lý thuế năm 2019, thời hạn này được phân chia theo từng hình thức khai thuế cụ thể như sau:(1) Đối với loại thuế khai theo tháng hoặc theo quýKhai theo tháng: Thời hạn nộp hồ sơ chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế. Khai theo quý: Thời hạn nộp hồ sơ chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế.(2) Đối với loại thuế có kỳ tính theo nămHồ sơ khai thuế năm: Nộp chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của năm dương lịch hoặc năm tài chính. Hồ sơ quyết toán thuế năm: Nộp chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính. Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với cá nhân tự quyết toán: Nộp chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 sau khi kết thúc năm dương lịch. Hồ sơ khai thuế khoán:Đối với hộ, cá nhân kinh doanh đang hoạt động: Nộp chậm nhất vào ngày 15 tháng 12 của năm trước liền kề. Đối với hộ, cá nhân mới bắt đầu kinh doanh: Nộp chậm nhất trong vòng 10 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động.(3) Đối với thuế khai và nộp theo từng lần phát sinhDoanh nghiệp phải nộp hồ sơ trong vòng 10 ngày kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế.(4) Trường hợp chấm dứt hoạt động, hợp đồng hoặc tổ chức lại doanh nghiệpTrong các trường hợp như giải thể, sáp nhập, chia tách hoặc kết thúc hợp đồng hợp tác kinh doanh, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế là 45 ngày kể từ ngày xảy ra sự kiện.???? Lưu ý quan trọng về thời hạn nộp hồ sơ khai thuếBên cạnh các thời hạn nộp hồ sơ khai thuế được quy định theo từng hình thức khai, doanh nghiệp cũng cần đặc biệt lưu ý một số quy định riêng đối với các loại thuế, lệ phí và nghĩa vụ tài chính khác:Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với các khoản sau sẽ do Chính phủ quy định cụ thể, bao gồm:Thuế sử dụng đất nông nghiệp; Thuế sử dụng đất phi nông nghiệp; Tiền sử dụng đất; Tiền thuê đất, thuê mặt nước; Tiền cấp quyền khai thác khoáng sản; Tiền cấp quyền khai thác tài nguyên nước; Lệ phí trước bạ; Lệ phí môn bài; Các khoản thu vào ngân sách nhà nước theo quy định pháp luật về quản lý, sử dụng tài sản công; Báo cáo lợi nhuận liên quốc gia (áp dụng đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết theo quy định). Đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế thực hiện theo quy định của Luật Hải quan. Trong trường hợp nộp hồ sơ điện tử, nếu ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ trùng với thời điểm cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế gặp sự cố, thì:Người nộp thuế được phép nộp hồ sơ khai thuế và chứng từ nộp thuế điện tử vào ngày tiếp theo sau khi cổng thông tin hoạt động trở lại; Quy định này nhằm đảm bảo quyền lợi cho người nộp thuế trong các tình huống phát sinh khách quan.3. 06 trường hợp không phải nộp hồ sơ khai thuếTheo quy định tại khoản 3 Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 91/2022/NĐ-CP, có 06 trường hợp người nộp thuế không bắt buộc phải nộp hồ sơ khai thuế, cụ thể như sau:Hoạt động thuộc đối tượng không chịu thuếNgười nộp thuế chỉ thực hiện các hoạt động kinh doanh thuộc đối tượng không chịu thuế theo quy định của pháp luật chuyên ngành đối với từng loại thuế. Cá nhân có thu nhập được miễn thuếÁp dụng cho cá nhân có thu nhập được miễn thuế thu nhập cá nhân, trừ các trường hợp:Nhận thừa kế hoặc quà tặng là bất động sản; Chuyển nhượng bất động sản. Doanh nghiệp chế xuất chỉ xuất khẩuDoanh nghiệp chế xuất chỉ phát sinh hoạt động xuất khẩu thì không phải nộp hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT). Tạm ngừng hoạt động, kinh doanh hợp phápNgười nộp thuế đã đăng ký tạm ngừng hoạt động, kinh doanh theo quy định tại Điều 4 Nghị định 126/2020/NĐ-CP và được cơ quan thuế chấp thuận. Nộp hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuếNgười nộp thuế đang thực hiện thủ tục chấm dứt mã số thuế, trừ các trường hợp:Chấm dứt hoạt động; Chấm dứt hợp đồng hợp tác kinh doanh; Tổ chức lại doanh nghiệp (chia, tách, hợp nhất, sáp nhập...) theo khoản 4 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019. Không phát sinh khấu trừ thuế TNCNTổ chức, cá nhân trả thu nhập thuộc diện khai thuế thu nhập cá nhân theo tháng hoặc quý nhưng không phát sinh khấu trừ thuế trong kỳ thì không cần nộp hồ sơ khai thuế TNCN cho kỳ đó.Nộp Hồ sơ khai thuếCâu hỏi liên quan1. Hồ sơ khai thuế là gì?Trả lời:Hồ sơ khai thuế là bộ tài liệu mà người nộp thuế phải lập và gửi đến cơ quan thuế để kê khai các khoản thuế phải nộp theo quy định của pháp luật. Tùy từng loại thuế và kỳ tính thuế, hồ sơ có thể bao gồm: tờ khai thuế, báo cáo tài chính, hóa đơn, hợp đồng, chứng từ liên quan, tờ khai quyết toán thuế, v.v.2. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế ban đầu là khi nào?Trả lời:Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế ban đầu phụ thuộc vào từng loại thuế và hình thức kê khai. Cụ thể:Khai theo tháng: Nộp chậm nhất vào ngày 20 của tháng kế tiếp. Khai theo quý: Nộp chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau. Khai theo năm:Hồ sơ khai thuế năm: Nộp trước ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của năm tài chính. Quyết toán thuế năm: Nộp trước ngày cuối cùng của tháng thứ 3 sau năm tài chính kết thúc. Khai theo từng lần phát sinh nghĩa vụ thuế: Nộp trong vòng 10 ngày kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế.3. Tra cứu hồ sơ khai thuế như thế nào?Trả lời:Người nộp thuế có thể tra cứu hồ sơ khai thuế đã nộp thông qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: https://thuedientu.gdt.gov.vnCác bước cơ bản như sau:Đăng nhập bằng tài khoản thuế doanh nghiệp/cá nhân; Truy cập mục “Kê khai” → “Tra cứu tờ khai”; Chọn loại tờ khai, kỳ kê khai và nhấn “Tìm kiếm”.4. Có thể nộp hồ sơ khai thuế qua mạng không?Trả lời:Có. Hiện nay, người nộp thuế có thể nộp hồ sơ khai thuế hoàn toàn qua mạng thông qua hệ thống Thuế điện tử (eTax). Việc nộp hồ sơ điện tử giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và thuận tiện trong quản lý.Các bước thực hiện:Đăng ký tài khoản trên https://thuedientu.gdt.gov.vn; Đăng nhập, chọn chức năng “Nộp tờ khai”; Ký số bằng chữ ký số và gửi hồ sơ; Nhận thông báo xác nhận từ cơ quan thuế.