Thủ tục đóng BHXH lần đầu cho doanh nghiệp mới thành lập

Đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) là trách nhiệm bắt buộc của doanh nghiệp sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và có người lao động làm việc theo hợp đồng. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục đóng BHXH lần đầu cho doanh nghiệp, hồ sơ cần chuẩn bị, thời hạn nộp và cách thức nộp hồ sơ, theo đúng Quyết định 772/QĐ-BHXH và Luật Bảo hiểm xã hội hiện hành.I. Hồ sơ đăng ký đóng bảo hiểm xã hội lần đầuTheo Quyết định 772/QĐ-BHXH, doanh nghiệp phải chuẩn bị 01 bộ hồ sơ đăng ký tham gia BHXH lần đầu bao gồm:1. Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS)Doanh nghiệp kê khai đầy đủ thông tin như tên đơn vị, mã số đơn vị, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, số điện thoại, người đại diện...2. Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN (Mẫu D02-TS)Ghi rõ thông tin từng người lao động, mức lương, chức danh, loại hợp đồng, mã số BHXH (nếu có)...3. Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS)Liệt kê thông tin cá nhân của người lao động (họ tên, ngày sinh, số CCCD, mã số BHXH nếu có...).4. Tờ khai TK1-TS của người lao động chưa có mã số BHXHNgười lao động chưa được cấp mã số BHXH phải kê khai mẫu TK1-TS để được cấp sổ BHXH.II. Trình tự thực hiện thủ tục BHXH lần đầu cho doanh nghiệpBước 1. Lập hồ sơ đầy đủ theo mẫuDoanh nghiệp rà soát, cập nhật mã số BHXH cho người lao động (nếu đã có) và hướng dẫn người chưa có mã số BHXH kê khai Mẫu TK1-TS.Bước 2. Nộp hồ sơ BHXH lần đầuDoanh nghiệp chọn một trong ba hình thức để nộp hồ sơ:Giao dịch điện tử qua Cổng thông tin BHXH Việt Nam (https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn) Gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính công ích Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH quận/huyện nơi đặt trụ sở chínhLưu ý: Nếu giao dịch điện tử, doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm của BHXH Việt Nam hoặc Tổ chức I-VAN, có ký chữ ký số hợp lệ.Bước 3. Nhận kết quảTrong vòng 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan BHXH sẽ trả kết quả (sổ BHXH, thẻ BHYT). Doanh nghiệp có thể nhận kết quả:Qua email đã đăng ký Qua bưu điện Nhận trực tiếp tại bộ phận một cửa BHXHIII. Thời hạn đăng ký và đóng BHXHThời hạn đăng ký và đóng BHXHTheo Điều 23 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, doanh nghiệp có trách nhiệm:Đăng ký tham gia BHXH trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động chính thức. Đóng BHXH bắt buộc hàng tháng, chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng. Doanh nghiệp trích nộp một lần toàn bộ số tiền đóng BHXH bắt buộc của cả doanh nghiệp và người lao động vào tài khoản thu BHXH.Câu hỏi chuyên sâu thường gặp1. Doanh nghiệp không đăng ký BHXH cho người lao động bị xử phạt thế nào?Theo Điểm a Khoản 5 Điều 39 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, doanh nghiệp không tham gia BHXH bắt buộc cho người lao động sẽ bị phạt tiền từ 50.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng tùy số lượng lao động vi phạm. Ngoài ra, doanh nghiệp còn bị truy thu toàn bộ số tiền BHXH phải đóng và lãi chậm nộp.2. Khi nào doanh nghiệp phải lập hồ sơ BHXH cho người lao động?Căn cứ Khoản 1 Điều 23 Luật BHXH 2014, doanh nghiệp phải đăng ký tham gia BHXH bắt buộc cho người lao động trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động có thời hạn từ 01 tháng trở lên. Việc không đăng ký đúng hạn có thể bị xử phạt hành chính.3. Doanh nghiệp có thể tự kê khai và nộp BHXH lần đầu online được không?Có. Theo Quyết định 772/QĐ-BHXH, doanh nghiệp có thể thực hiện toàn bộ quy trình kê khai và nộp hồ sơ BHXH lần đầu qua Cổng dịch vụ công BHXH Việt Nam. Việc này giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ.IV. Kết luậnTham gia BHXH là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc của doanh nghiệp khi sử dụng lao động. Việc nắm rõ thủ tục đóng BHXH lần đầu không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Nếu cần hỗ trợ thực hiện hồ sơ BHXH hoặc tư vấn pháp lý về lao động – tiền lương, hãy liên hệ luật sư chuyên môn để được hỗ trợ kịp thời.