Hướng Dẫn Thay Đổi Trụ Sở Doanh Nghiệp Đúng Luật – Từ A Đến Z

 Việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính là nhu cầu phổ biến trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu không thực hiện đúng trình tự thủ tục theo quy định pháp luật hiện hành, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro pháp lý và bị từ chối hồ sơ. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết, cập nhật theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP và các văn bản liên quan.1. Điều kiện cần lưu ý khi thay đổi trụ sở sang địa bàn khácTheo Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp chuyển trụ sở chính sang quận/huyện/tỉnh/thành phố khác, dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, trước khi nộp hồ sơ đăng ký thay đổi, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục chốt thuế tại Chi cục Thuế nơi đặt trụ sở cũ theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 và các văn bản hướng dẫn thi hành.Điều kiện cần lưu ý khi thay đổi trụ sở sang địa bàn khác2. Hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở doanh nghiệpCăn cứ: Điều 11, Điều 12 và Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ bao gồm:Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục II-1 ban hành kèm Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT), có chữ ký của người đại diện theo pháp luật.Nghị quyết, quyết định về việc chuyển trụ sở:Chủ sở hữu (đối với công ty TNHH 1 thành viên);Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên, công ty hợp danh);Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần).Biên bản họp (đối với loại hình yêu cầu).Văn bản ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là đại diện theo pháp luật).CMND/CCCD/hộ chiếu của người nộp hồ sơ hoặc được ủy quyền (bản sao hợp lệ).3. Nơi nộp và thời gian giải quyết hồ sơNơi nộp: Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi dự kiến đặt trụ sở mới.Thời hạn giải quyết: Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.Sau khi kiểm tra tính hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới thể hiện địa chỉ trụ sở mới của doanh nghiệp.4. Lưu ý quan trọngViệc thay đổi địa chỉ trụ sở không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp (Khoản 4 Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP). Tuy nhiên, doanh nghiệp cần cập nhật địa chỉ mới với các cơ quan, đối tác, ngân hàng… để đảm bảo hoạt động liên tục. Câu hỏi chuyên sâu thường gặp1. Doanh nghiệp có cần thông báo với cơ quan thuế khi thay đổi trụ sở trong cùng quận/huyện không?Trả lời:Không cần. Trường hợp chuyển trụ sở trong cùng quận/huyện (không thay đổi cơ quan thuế quản lý), doanh nghiệp không bắt buộc làm thủ tục chốt thuế tại cơ quan thuế cũ. Tuy nhiên, vẫn phải cập nhật địa chỉ mới với cơ quan thuế theo mẫu 08-MST theo Thông tư 105/2020/TT-BTC.2. Có bắt buộc phải công chứng, chứng thực giấy ủy quyền khi nộp hồ sơ không?Trả lời: Không bắt buộc. Theo hướng dẫn tại Cổng Dịch vụ công quốc gia và thực tiễn áp dụng, văn bản ủy quyền trong thủ tục hành chính đăng ký doanh nghiệp không cần công chứng, chứng thực, chỉ cần có đầy đủ nội dung và chữ ký.3. Sau khi thay đổi trụ sở, có phải thay đổi thông tin trên hóa đơn và chữ ký số không?Trả lời: Có. Doanh nghiệp cần:Cập nhật thông tin trên hóa đơn điện tử (địa chỉ trụ sở).Cập nhật thông tin với nhà cung cấp chữ ký số để hiển thị đúng địa chỉ. Kết luậnThay đổi địa chỉ trụ sở doanh nghiệp là một thủ tục quan trọng cần thực hiện đúng trình tự để tránh bị trả hồ sơ hoặc xử phạt hành chính. Nếu doanh nghiệp cần tư vấn hoặc hỗ trợ hồ sơ, nên liên hệ với chuyên viên pháp lý hoặc dịch vụ đăng ký kinh doanh để đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm thời gian.