Phát hành hóa đơn và những điều doanh nghiệp cần biết!

 1/ Hóa đơn là gì?Tại khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có giải thích:Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.Bên cạnh đó, tại Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP cũng có giải thích một số từ ngữ liên quan về hóa đơn như sau:(1) Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.(2) Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in là hóa đơn được thể hiện dưới dạng giấy do cơ quan thuế đặt in để bán cho tổ chức, cá nhân thuộc đối tượng và trường hợp được mua hóa đơn của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 23 Nghị định 123/2020/NĐ-CP để sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.(3) Hóa đơn, chứng từ hợp pháp là hóa đơn, chứng từ đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.(4) Hóa đơn, chứng từ giả là hóa đơn, chứng từ được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn, chứng từ đã được thông báo phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn, chứng từ hoặc làm giả hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.2/ Các loại hóa đơn điện tửHóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:Chính phủ giao Bộ Tài chính hướng dẫn mẫu hiển thị của các loại hóa đơn điện tử được quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.Theo đó, các loại hóa đơn điện tử hiện nay gồm:(1) Hóa đơn giá trị gia tăng(2) Hóa đơn bán hàng(3) Hóa đơn điện tử bán tài sản công(4) Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia(5) Tem, vé, thẻ(6) Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng (trừ trường hợp (5))(7) Phiếu xuất kho kiểm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý3/ Định dạng hóa đơn điện tử được quy định như thế nào?Theo quy định Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về định dạng hóa đơn điện tử như sauTheo đó, định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử.- Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML.- Định dạng hóa đơn điện tử gồm 02 thành phần:+ Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử+ Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số.Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.4/ Thời điểm lập hóa đơnThời điểm lập hóa đơn được quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Theo đó,Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa: là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua (không phân biệt đã thu được tiền hay chưa).Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ: là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (không phân biệt đã thu được tiền hay chưa).Thời điểm lập hóa đơn trong trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn: Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.Thời điểm lập hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể được quy định tại Khoản 4 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.5/ Doanh nghiệp có được sử dụng đồng thời hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử không? Điều 60 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định cụ thể như sau:“1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc đã đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, đã mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày Nghị định này được ban hành thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn đang sử dụng kể từ ngày Nghị định này được ban hành đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2022 và thực hiện các thủ tục về hóa đơn theo quy định tại các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.Trường hợp từ ngày Nghị định này được ban hành đến ngày 30 tháng 6 năm 2022, trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này hoặc Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018, nếu cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo các hình thức nêu trên thì cơ sở kinh doanh thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng. Cơ quan thuế xây dựng dữ liệu hóa đơn của các cơ sở kinh doanh để đưa vào cơ sở dữ liệu hóa đơn và đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế phục vụ việc tra cứu dữ liệu hóa đơn.”Qua đó, từ 19/10/2020 đến 30/6/2022, doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn giấy song song với hóa đơn điện tử (nếu vẫn còn hóa đơn giấy). Tức, hóa đơn giấy sẽ chỉ được sử dụng đến hết ngày 30/06/2022, từ ngày 01/07/2022 chính thức bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử.6/ Trường hợp ngưng sử dụng hóa đơn điện tửKhoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định các trường hợp ngưng sử dụng hóa đơn, gồm: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế.Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh.Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế.Trường hợp có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế.Trường hợp có hành vi lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế.Trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật.Trường hợp ngưng sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy trình tại khoản 2 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:Cơ quan thuế quản lý trực tiếp gửi thông báo đến người nộp thuế thuộc trường hợp tại điểm đ, e, g khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP đề nghị người nộp thuế giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liêu liên quan đến viêc sử dụng hóa đơn điện tử.Người nôp thuế giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liêu không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế ra thông báo. Người nộp thuế có thể đến cơ quan thuế giải trình trực tiếp hoặc bổ sung thông tin, tài liêu hoặc bằng văn bản.Người nộp thuế tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử hoặc giải trình bổ sung, cụ thể:Trường hợp người nộp thuế đã giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu đầy đủ và chứng minh được việc sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định pháp luật thì người nộp thuế tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử.Trường hợp người nộp thuế đã giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liêu mà không chứng minh được việc sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định pháp luật thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo yêu cầu người nộp thuế bổ sung thông tin, tài liêu. Thời hạn bổ sung là 02 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế ra thông báo.Hết thời hạn theo thông báo mà người nộp thuế không giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu thì cơ quan thuế ra thông báo đề nghị người nộp thuế ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và xử lý theo quy định.7/ Vi phạm hành chính về hóa đơnHình thức xử phạt đối với hành vi vi phạm hành chính về hóa đơn được quy định tại Điều 7 Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Theo đó, Mức phạt tiền tối đa là không quá 100.000.000 đồng đối với tổ chức thực hiện hành vi vi phạm hành chính về hóa đơn.Mức phạt tiền tối đa là không quá 50.000.000 đồng đối với cá nhân thực hiện hành vi vi phạm hành chính về hóa đơn.8/ Sử dụng hóa đơn giả có bị xử phạt không?Theo khoản 9 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, “sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp là việc sử dụng hóa đơn, chứng từ giả”. Do đó, sử dụng hóa đơn giả là sử dụng hóa đơn không hợp pháp. Khoản 2 Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định về xử phạt đối với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp và sử dụng không hợp pháp hóa đơn. Theo đó, đối với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp và sử dụng không hợp pháp hóa đơn có thể bị phạt từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng. Ngoài ra còn có biện pháp khắc phục hậu quả là buộc hủy hóa đơn đã sử dụng.