CON DẤU DOANH NGHIỆP VÀ MỘT SỐ VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý

1/ Khái niệmCon dấu doanh nghiệp có thể hiểu là phương tiện sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của doanh nghiệp. Con dấu doanh nghiệp là dấu hiệu đặc biệt, không trùng lặp, nhằm phân biệt giữa doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác. Con dấu là đại diện pháp lý của tổ chức đó, có giá trị xác nhận các quyền và nghĩa vụ pháp lý được pháp luật công nhận.2/ Phân loại con dấuTheo Khoản 1 Điều 43 LDN 2020, dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Vậy, có hai loại con dấu là con dấu vật lý và con dấu điện tử.Một số con dấu vật lý thường dùng trong doanh nghiệp: Theo quy định của pháp luật, công ty khi hoạt động cần có con dấu tròn pháp nhân công ty. Ngoài ra, doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng thêm các loại dấu khác tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng, đặc thù của từng doanh nghiệpCon dấu doanh nghiệp (dấu tròn): Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Các vấn đề liên quan về quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu được quy định trong Điều lệ công ty.Con dấu chức danh cũng là một con dấu được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Con dấu chức danh gồm 2 nội dung chính là chức danh trong công ty và họ tên đầy đủ của người giữ chức danh đó. Pháp luật không quy định về giới hạn số lượng con dấu cũng như chức danh nào thì được quyền khắc dấu. Vì vậy, trong công ty có thể có nhiều con dấu với các chức danh khác nhau. Thông thường, người đại diện theo pháp luật sẽ khắc dấu chức danh riêng, ngoài ra còn có vị trí kế toán trưởng, trưởng phòng ban, bộ phận…Con dấu thông tin, mã số thuế, địa chỉ kinh doanhCon dấu tên kèm chữ ký trong doanh nghiệpCon dấu xác nhận: Nội dung của con dấu sẽ xác nhận các hóa đơn đã thu/ chi, đã thanh toán… Đối tượng sử dụng con dấu này thường là nhân viên bộ phận kế toán, bán hàng, thu ngân… của doanh nghiệp.Dấu dưới hình thức chữ ký số: Theo Khoản 1 Điều 43 LDN 2020, dấu của doanh nghiệp gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Như vậy, dấu dưới hình thức chữ ký số là dấu của doanh nghiệp. Theo khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác: việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa, sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.Điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số được quy định tại Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP. Theo đó, chữ ký số được xem là chữ ký điện tử an toàn khi đáp ứng được các điều kiện:1. Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó; 2. Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp:a) Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;b) Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;c) Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;d) Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng được quy định tại Điều 40 của Nghị định này.3. Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.3/ Nội dung con dấuTheo Khoản 1 Điều 44 LDN 2020, con dấu phải có thông tin về tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp. Tuy nhiên, LDN 2020 không quy định về vấn đề này.❌ Các hình ảnh, ngôn ngữ không được sử dụng trong nội dung mẫu con dấu được quy định chi tiết tại khoản 1 Điều 14 Nghị định 96/2015/NĐ-CP đó là:Quốc kỳ, Đảng kỳ, Quốc huy nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.Hình ảnh, biểu tượng, tên của Nhà nước, cơ quan Nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức xã hội, tổ chức chính trị…Ký hiệu, từ ngữ, hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, đạo đức, văn hóa và thuần phong mỹ tục của dân tộc Việt Nam.Quản lý và sử dụng con dấu: Theo khoản 3 Điều 43 LDN 2020, việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu được thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty, con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng con dấu.4/ Quản lý và sử dụng con dấuTheo khoản 3 Điều 43 LDN 2020, việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu được thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty, con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng con dấu.5/ Doanh nghiệp có phải thông báo mẫu dấu trước khi sử dụng không?Theo Khoản 2 Điều 44 LDN 2014, trước khi sử dụng con dấu, doanh nghiệp có nghĩa vụ phải thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, theo LDN 2020, doanh nghiệp không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu.