Đăng ký thuế lần đầu cho doanh nghiệp

Luật Quản lý thuế 2019 quy định rõ người nộp thuế (doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh) phải đăng ký thuế và được cấp mã số thuế trước khi bắt đầu hoạt động kinh doanh. Cụ thể, Điều 30 Luật này yêu cầu doanh nghiệp, hộ kinh doanh chưa thuộc diện đăng ký qua Cơ chế một cửa liên thông phải đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Theo Điều 33 Luật QLT 2019, đối tượng đăng ký trực tiếp phải nộp hồ sơ đăng ký thuế lần đầu trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh một trong các sự kiện sau: được cấp giấy phép thành lập, bắt đầu kinh doanh (trường hợp không cần đăng ký kinh doanh), phát sinh trách nhiệm thuế như khấu trừ và nộp thuế thay, hợp đồng ký kết với nhà thầu nước ngoài, hoặc khi có phát sinh nghĩa vụ thuế khác với ngân sách nhà nước. Việc cơ quan thuế cấp Giấy chứng nhận đăng ký thuế cho người nộp thuế phải hoàn thành trong 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.1.Đối tượng đăng ký và thời hạn nộp hồ sơĐối tượng phải đăng ký: Luật QLT 2019 nêu rõ mọi doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh trước khi bắt đầu hoạt động hoặc phát sinh nghĩa vụ thuế phải đăng ký thuế. Trường hợp doanh nghiệp/hộ kinh doanh đăng ký thành lập qua Cơ chế một cửa liên thông (đăng ký doanh nghiệp, hợp tác xã, đăng ký kinh doanh), thủ tục đăng ký thuế được thực hiện đồng thời và mã số thuế sẽ được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/hộ kinh doanh. Các đối tượng khác (không đăng ký qua Cơ chế một cửa) phải thực hiện đăng ký trực tiếp tại cơ quan thuế theo quy định của Thủ trưởng Bộ Tài chính. Thời hạn nộp hồ sơ: Khoản 2 Điều 33 Luật QLT 2019 quy định rằng người nộp thuế đăng ký trực tiếp phải nộp hồ sơ đăng ký thuế lần đầu trong 10 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh các sự kiện nêu trên. Đối với trường hợp đăng ký qua Cơ chế một cửa, thời hạn này trùng với thời hạn đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật. Ngoài ra, người nộp thuế có thể nộp hồ sơ đăng ký qua cổng điện tử của ngành thuế, thời hạn tính theo ngày nộp hồ sơ điện tử. Nếu quá thời hạn quy định mà chưa đăng ký thuế, người nộp thuế có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định quy định xử phạt vi phạm thuế.2. Hồ sơ đăng ký thuế lần đầuHồ sơ đăng ký thuế lần đầuĐối với doanh nghiệp, tổ chức:Qua Cơ chế một cửa liên thông: Nếu đăng ký thuế cùng lúc với đăng ký doanh nghiệp/hợp tác xã theo cơ chế một cửa, thì hồ sơ đăng ký thuế chính là bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp (theo Luật Doanh nghiệp, Luật Hợp tác xã và các văn bản hướng dẫn liên quan). Mã số thuế mới cấp sẽ trùng với số đăng ký doanh nghiệp/HĐKD. Đăng ký trực tiếp với cơ quan thuế: Người nộp thuế nộp tại cơ quan thuế quản lý nơi đặt trụ sở (chi nhánh, văn phòng đại diện nộp hồ sơ tại nơi trực thuộc). Hồ sơ đăng ký gồm:Tờ khai đăng ký thuế: theo mẫu số 01-ĐK-TCT ban hành kèm Thông tư 86/2024/TT-BTC. Bảng kê kèm theo: các phụ lục của tờ khai (nếu có) như Bảng kê công ty con/BK01-ĐK-TCT, Bảng kê đơn vị phụ thuộc/BK02-ĐK-TCT, Bảng kê địa điểm kinh doanh/BK03-ĐK-TCT, Bảng kê nhà thầu nước ngoài/BK04-ĐK-TCT, Bảng kê nhà thầu dầu khí/BK05-ĐK-TCT, Bảng kê góp vốn/BK06-ĐK-TCT. Giấy phép, giấy chứng nhận: bản sao Giấy phép thành lập và hoạt động, Quyết định thành lập, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (nếu doanh nghiệp đã có đăng ký kinh doanh), còn hiệu lực. Đối với doanh nghiệp có chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị phụ thuộc, phải nộp thêm Bảng kê địa điểm kinh doanh (BK03) và các giấy phép liên quan cho từng đơn vị phụ thuộc.Các giấy tờ khác liên quan (nếu có) như văn bản giao vốn, hợp đồng liên doanh, quyết định cử người đại diện v.v. cũng được yêu cầu nếu phù hợp quy định. Tất cả tài liệu nêu trên phải hợp lệ, có chứng thực (nếu cần) theo quy định. Đối với hộ gia đình, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh:Đăng ký cùng đăng ký hộ kinh doanh: Nếu hộ kinh doanh thực hiện đăng ký thuế cùng hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh tại UBND xã/phường (theo quy định về hộ kinh doanh), thì hồ sơ đăng ký thuế chỉ là bộ hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh. Sau khi cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, mã số thuế của hộ sẽ được ghi trên giấy này. Đăng ký trực tiếp với cơ quan thuế: Áp dụng với trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không đăng ký hộ kinh doanh qua Chính quyền (khoản i, k, l, n Điều 4 Thông tư 86/2024 quy định) hoặc cá nhân chỉ phát sinh nghĩa vụ thuế (thu nhập cá nhân, cho thuê bất động sản, v.v.). Người nộp thuế nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế nơi đặt địa điểm kinh doanh (nếu có) hoặc nơi cư trú. Hồ sơ đăng ký thuế bao gồm:Tờ khai đăng ký thuế Mẫu 03-ĐK-TCT (ban hành kèm Thông tư 86) hoặc hồ sơ khai thuế theo quy định của Luật QLT. Mẫu 03-ĐK-TCT thay thế hoặc bổ sung cho tờ khai đăng ký thuế/đăng ký kinh doanh cũ. Bản sao CMND/CCCD/Hộ chiếu: của chủ hộ, đại diện hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh. Theo Luật QLT 2019, khoản 3 Điều 31, người nộp thuế hộ kinh doanh/cá nhân kinh doanh phải nộp kèm bản sao giấy tờ tùy thân này. Các giấy tờ khác (nếu có): Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất (cho thuê bất động sản), hợp đồng thuê văn phòng, chứng nhận kinh doanh của tổ chức nước ngoài nếu cá nhân là đại diện thực hiện hợp đồng, v.v. Các mẫu tờ khai mới nhất (01-ĐK-TCT, 02-ĐK-TCT, 03-ĐK-TCT, các BK đi kèm) được ban hành tại Thông tư 86/2024/TT-BTC. Người nộp thuế có thể tải mẫu tại trang thông tin điện tử của ngành thuế hoặc cổng dịch vụ công, điền đầy đủ thông tin và ký tên.3.Địa điểm nộp hồ sơ đăng ký thuếThông qua Cơ chế một cửa: Nộp tại bộ phận Đăng ký kinh doanh của Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc phòng đăng ký kinh doanh thuộc UBND cấp tỉnh (nếu đăng ký kinh doanh trung ương), tùy theo nơi cấp giấy phép đăng ký kinh doanh. Trong trường hợp này, thuế vụ sẽ nhận thông tin qua hệ thống liên thông. Đăng ký trực tiếp: Theo khoản 2 Điều 32 Luật QLT 2019, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp hồ sơ đăng ký thuế tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp tại địa phương nơi đặt trụ sở hoặc nơi cá nhân cư trú (đối với cá nhân không kinh doanh và người ủy quyền trả thu nhập). Cụ thể: doanh nghiệp, chi nhánh nộp tại Chi cục Thuế/Cục Thuế nơi đặt trụ sở; hộ kinh doanh, cá nhân có địa điểm kinh doanh cố định nộp tại Chi cục Thuế địa bàn kinh doanh; nếu không có địa điểm cố định thì nộp tại nơi cư trú. Tổ chức, cá nhân trả thu nhập nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp của mình. Nộp qua cổng điện tử: Người nộp thuế có thể khai và nộp trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc Cổng dịch vụ công quốc gia. Hồ sơ điện tử bao gồm tờ khai và file scan tài liệu chứng minh (nếu có). Tuy nhiên, cần lưu ý rằng thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận thuế vẫn thuộc cơ quan thuế quản lý trực tiếp như trên. 4. Cấp mã số thuế và thời hạn xử lýCơ quan thuế sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ phải cấp Giấy chứng nhận đăng ký thuế (cấp mã số thuế) cho người nộp thuế trong thời hạn 3 ngày làm việc. Theo khoản 1 Điều 34 Luật QLT 2019, Giấy chứng nhận này ghi rõ tên người nộp thuế và mã số thuế được cấp, cùng các thông tin liên quan (số, ngày cấp đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép). Trong thực tế, từ ngày 6/2/2025, thuế vụ cung cấp Chứng từ khai báo thuế điện tử thay thế cho Giấy chứng nhận bản giấy và gửi thông báo mã số thuế qua tài khoản khai thuế hoặc email của doanh nghiệp.Quá trình đăng ký thường được hoàn tất nhanh chóng nếu hồ sơ chuẩn. Nhiều trường hợp đăng ký qua cổng điện tử cho biết kết quả cấp mã số thuế được phản hồi trong vòng 1–3 ngày làm việc. Ngược lại, nếu hồ sơ thiếu sót hoặc cần bổ sung, cơ quan thuế sẽ yêu cầu người nộp hoàn thiện trước khi cấp mã. Sau khi có mã số thuế, người nộp thuế sử dụng mã này cho các nghĩa vụ kê khai, nộp thuế tiếp theo.Câu hỏi thường gặp1. Đối tượng nào phải đăng ký thuế lần đầu và trong thời hạn bao lâu?Trả lời: Theo Điều 30 Luật Quản lý thuế 2019, tất cả doanh nghiệp, tổ chức, hộ gia đình, cá nhân kinh doanh đều phải đăng ký thuế và được cấp mã số thuế trước khi bắt đầu sản xuất, kinh doanh. Nếu doanh nghiệp, hộ kinh doanh đăng ký qua cơ chế một cửa liên thông thì thời hạn đăng ký thuế đồng thời với thời hạn đăng ký kinh doanh theo quy định; nếu đăng ký trực tiếp với cơ quan thuế thì hồ sơ phải được nộp trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh một trong các sự kiện như cấp giấy phép thành lập, bắt đầu kinh doanh hoặc phát sinh trách nhiệm nộp thuế. Việc chậm đăng ký thuế có thể bị xử phạt hành chính theo Luật Xử lý vi phạm.2. Cá nhân có được sử dụng Số định danh cá nhân thay cho mã số thuế khi đăng ký thuế lần đầu không?Trả lời: Từ ngày 1/7/2025, Thông tư 86/2024/TT-BTC cho phép sử dụng Số định danh cá nhân do Bộ Công an cấp thay cho mã số thuế 10 chữ số đối với cá nhân và người phụ thuộc đã có mã số thuế trùng thông tin dân cư. Tuy nhiên, trong hồ sơ đăng ký thuế lần đầu hiện nay (trước ngày 1/7/2025), người nộp thuế vẫn nộp bản sao CMND/CCCD hoặc hộ chiếu theo quy định tại Điều 31 Luật QLT 2019. Sau khi chính thức áp dụng chuyển đổi, ngành thuế sẽ tự động cập nhật thông tin mã số thuế mới cho cá nhân đáp ứng điều kiện (thông tin khớp với cơ sở dân cư) mà không yêu cầu nộp lại hồ sơ đăng ký thuế lần đầu. Nonetheless, người nộp thuế cần chủ động đối chiếu và cập nhật thông tin cá nhân nếu có sự khác biệt để hưởng đúng quyền lợi miễn, giảm thuế theo quy định.