Lưu Trữ Tài Liệu Doanh Nghiệp – Đừng Để Mất Hàng Chục Triệu Đồng Vì Vi Phạm!

Bạn có biết rằng, chỉ vì không lưu giữ đúng tài liệu, doanh nghiệp có thể bị phạt đến 50 triệu đồng?Không ít doanh nghiệp coi nhẹ việc lưu trữ tài liệu, nhưng khi xảy ra tranh chấp, thanh tra hay kiểm toán, việc thiếu hồ sơ có thể gây thiệt hại lớn về tài chính và uy tín. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ doanh nghiệp cần lưu giữ tài liệu gì, trong bao lâu, và hậu quả khi không tuân thủ quy định!1. Chế Độ Lưu Giữ Tài Liệu Của Doanh Nghiệp Năm 2024Căn cứ Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020, chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp trong năm 2024 được quy định như sau:Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu sau: Hồ sơ pháp lý và quản lý nội bộ:Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty.Sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông.Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác.Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty. Hồ sơ hoạt động của doanh nghiệp:Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp.Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán.Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán. Hồ sơ tài chính – kế toán:Sổ kế toán, chứng từ kế toán.Báo cáo tài chính hàng năm.2. Quyền Và Nghĩa Vụ Khi Sử Dụng Tài Liệu Lưu TrữCăn cứ Điều 29 Luật Lưu trữ 2011, quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng tài liệu lưu trữ như sau:Quyền sử dụng tài liệu lưu trữ Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác.Nghĩa vụ khi sử dụng tài liệu lưu trữ Khi sử dụng tài liệu lưu trữ, các cá nhân, tổ chức phải tuân thủ:✔ Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu.✔ Tôn trọng tính nguyên bản của tài liệu khi công bố, giới thiệu, trích dẫn.✔ Không xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.✔ Nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật.✔ Thực hiện các quy định của Luật Lưu trữ 2011, nội quy, quy chế của cơ quan quản lý tài liệu và các quy định pháp luật khác.Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ phải:✔ Chủ động giới thiệu tài liệu và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu.✔ Hàng năm rà soát, thông báo tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu mật đã được giải mật.3. Thời Hạn Lưu Trữ Tài Liệu Theo Quy Định⏳ Doanh nghiệp không thể tùy ý hủy tài liệu! Mỗi loại tài liệu đều có thời hạn lưu trữ theo quy định pháp luật:Loại tài liệuThời gian lưu trữĐiều lệ công ty, sổ đăng ký cổ đôngVĩnh viễnBiên bản họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị10 nămSổ kế toán, chứng từ kế toán quan trọng10 nămHợp đồng lao động, hồ sơ nhân sự5 nămHợp đồng kinh tế, hợp đồng thương mại5 nămHồ sơ chuyển nhượng nhà đất, tài sản cố địnhVĩnh viễnHồ sơ chuyển nhượng tài sản khác20 nămBáo cáo tài chính hàng nămVĩnh viễnBáo cáo quý, tháng5 nămLưu ý quan trọng: Nếu doanh nghiệp hủy tài liệu trước thời hạn quy định, có thể bị xử phạt hành chính hoặc chịu trách nhiệm pháp lý!4. Không Lưu Giữ Tài Liệu? Cẩn Thận Mức Phạt Đến 50 Triệu Đồng!Phạt vi phạm hành chính: 30 - 50 triệu đồng nếu không lưu giữ tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm theo quy định (Điểm d Khoản 2 Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP). 10 - 20 triệu đồng nếu hủy tài liệu trước thời hạn quy định (Điều 15 Nghị định 41/2018/NĐ-CP).Rủi ro khi bị kiểm toán, thanh tra:❌ Doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi thanh tra thuế, kiểm toán tài chính.❌ Thiếu giấy tờ chứng minh giao dịch kinh tế có thể bị coi là gian lận thuế.Rủi ro khi xảy ra tranh chấp:❌ Thiếu hợp đồng, biên bản họp, quyết định nội bộ có thể khiến doanh nghiệp thua kiện.❌ Không có chứng từ kế toán đầy đủ có thể dẫn đến truy thu thuế, bị phạt nặng.5. Doanh Nghiệp Cần Làm Gì Để Đảm Bảo Tuân Thủ Quy Định?✔ Phân loại tài liệu theo nhóm: Hành chính, tài chính, nhân sự, kinh doanh.✔ Sử dụng hệ thống lưu trữ khoa học: Quản lý tài liệu giấy và tài liệu số song song.✔ Kiểm tra định kỳ: Rà soát, bổ sung tài liệu theo từng quý để tránh thất lạc.✔ Phân quyền truy cập tài liệu: Đảm bảo an toàn, tránh thất thoát hoặc sử dụng sai mục đích.✔ Lập kế hoạch tiêu hủy đúng quy định: Thành lập hội đồng tiêu hủy khi cần hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ.Bạn đã từng gặp khó khăn khi lưu trữ tài liệu doanh nghiệp chưa?Doanh nghiệp của bạn có hệ thống lưu trữ tài liệu khoa học không?Chia sẻ ngay ý kiến của bạn dưới bài viết này! ⬇⬇⬇