Hướng dẫn chi tiết Thủ tục làm hồ sơ thành lập văn phòng công chứng

Khái quát về văn phòng công chứng

Văn phòng công chứng là một tổ chức hành nghề công chứng có vai trò chứng nhận tính xác thực và hợp pháp của các hợp đồng và giao dịch dân sự thông qua việc lập và công chứng các văn bản. Đây bao gồm việc xác minh tính chính xác và tính hợp pháp của bản dịch giấy tờ và văn bản mà theo quy định của pháp luật cần phải được công chứng hoặc được yêu cầu công chứng bởi cá nhân hoặc tổ chức.

Theo Điều 22 của Luật công chứng năm 2014:

"Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh."

Văn phòng công chứng có các đặc điểm sau:

Con dấu riêng: Văn phòng công chứng sử dụng con dấu riêng để xác nhận tính chính xác của các văn bản công chứng.
Tài khoản ngân hàng riêng: Văn phòng công chứng có tài khoản ngân hàng riêng để quản lý tài chính của mình.
Tự chủ về tài chính: Văn phòng công chứng lấy nguồn tài chính từ các khoản phí, thù lao khi thực hiện công chứng và các nguồn thu khác hợp pháp. Không có thành viên tham gia góp vốn trong văn phòng công chứng.

Vai trò của văn phòng công chứng

Vai trò đối với các bên tham gia giao dịch: Văn phòng công chứng giúp đảm bảo tính chính xác, hợp pháp và tuân thủ pháp luật của các giao dịch và hợp đồng, giúp cho các cá nhân và tổ chức thực hiện các giao dịch một cách nhanh chóng và đúng quy định.
Vai trò đối với nhà nước: Văn phòng công chứng giúp giảm bớt công việc của cơ quan nhà nước liên quan đến công chứng và đóng góp vào quá trình phát triển pháp luật xã hội chủ nghĩa.
Vai trò đối với chính bản thân văn phòng công chứng: Văn phòng công chứng được phép thu phí và thù lao khi thực hiện các hoạt động công chứng theo quy định, đóng góp vào tài chính của mình

Chức năng cơ bản của các văn phòng công chứng:

Văn phòng công chứng đóng vai trò quan trọng trong việc xác thực và chứng nhận tính chính xác và hợp pháp của các hợp đồng và giao dịch dân sự dưới dạng văn bản hoặc các giấy tờ khác. Cụ thể, các chức năng chính của văn phòng công chứng bao gồm:

Xác thực và chứng nhận văn bản: Văn phòng công chứng chứng thực tính hợp pháp của các văn bản, đặc biệt là các hợp đồng và giấy tờ có giá trị pháp lý. Điều này giúp đảm bảo rằng các giao dịch và hợp đồng được thực hiện theo quy định của pháp luật.
Đảm bảo sự an toàn: Các văn phòng công chứng và công chứng viên có trách nhiệm đảm bảo sự an toàn và tính minh bạch của các giao dịch và hợp đồng. Việc này giúp giảm thiểu nguy cơ xảy ra tranh chấp và xung đột trong quá trình thực hiện giao dịch và hợp đồng.
Hỗ trợ bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp: Các văn phòng công chứng hỗ trợ trong việc bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các tổ chức và cá nhân tham gia giao dịch và ký kết hợp đồng. Việc này đồng nghĩa với việc họ giúp định rõ quyền và nghĩa vụ của từng bên và đảm bảo tính hợp pháp của các điều khoản.

Tóm lại, văn phòng công chứng chơi một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính xác thực và tuân thủ pháp luật của các giao dịch và hợp đồng dân sự, đồng thời góp phần vào sự an toàn và ổn định của nền kinh tế và xã hội.

Thủ tục thành lập văn phòng công chứng

Để thành lập một văn phòng công chứng năm 2023, bạn cần tuân theo các thủ tục sau và chuẩn bị hồ sơ cụ thể như sau:

Hồ sơ thành lập văn phòng công chứng gồm:

Đơn đề nghị thành lập Văn phòng công chứng: Đơn này cần tuân thủ mẫu quy định theo quy định của pháp luật.
Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên có chứng thực: Cần bản sao của quyết định bổ nhiệm công chứng viên đã được chứng thực.
Đề án thành lập văn phòng công chứng: Đề án này cần bao gồm các thông tin sau:
a) Tên gọi của Phòng công chứng (bao gồm cụm từ "Phòng công chứng," số thứ tự thành lập, và tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi Phòng công chứng được thành lập, theo quy định tại Điều 19, Khoản 3, Luật Công chứng 2014).
b) Địa điểm đặt trụ sở của Phòng công chứng.
c) Cơ cấu tổ chức của Phòng công chứng.
d) Đội ngũ nhân sự.
e) Các điều kiện vật chất.
f) Kế hoạch triển khai thực hiện đề án.

Quy trình thành lập văn phòng công chứng năm 2023:

Xây dựng đề án: Dựa trên nhu cầu công chứng tại địa phương, Sở Tư pháp phối hợp với Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính, Sở Nội vụ xây dựng đề án thành lập Phòng công chứng. Đề án này phải nêu rõ sự cần thiết trong việc thành lập Phòng công chứng, bao gồm các thông tin đã nêu ở trên.
Xin quyết định thành lập: Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương là cơ quan có thẩm quyền trong việc xem xét và quyết định thành lập Phòng công chứng (Điều 19, Khoản 1, Luật Công chứng 2014).
Bổ nhiệm Trưởng phòng: Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương ra quyết định bổ nhiệm Trưởng phòng Phòng công chứng, người này cần là một công chứng viên và là người đại diện theo pháp luật của Phòng công chứng (Điều 19, Khoản 2, Luật Công chứng 2014).
Khắc dấu và công báo: Phòng công chứng sử dụng con dấu riêng sau khi có quyết định thành lập. Đồng thời, Sở Tư pháp cần công báo thông tin về Phòng công chứng theo quy định của pháp luật.

Quá trình lập hồ sơ và thủ tục thành lập Phòng công chứng giúp đảm bảo quản lý hiệu quả hệ thống các Phòng công chứng và nâng cao chất lượng dịch vụ công chứng, phục vụ cộng đồng một cách tốt nhất.

Câu hỏi liên quan:

Điều kiện trở thành công chứng viên là gì?

Điều 8 Luật Công chứng 2014 có quy định về tiêu chuẩn công chứng viên. Theo đó để trở thành công chứng viên, cá nhân phải đáp ứng các yêu cầu sau đây:
Là công dân Việt Nam có hộ khẩu thường trú tại Việt Nam.
Có phẩm chất đạo đức tốt, tuân thủ pháp luật.
Có bằng cử nhân luật và sau đó đã có thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức.
Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng (12 tháng) hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng (3 tháng) tại cơ sở đào tạo nghề công chứng.
Đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng.
Có đủ sức khỏe để hành nghề.

Công chứng viên không hành nghề liên tục thì có bị gì không?

Căn cứ theo Điều 15 Luật Công chứng 2014 quy định về việc miễn nhiệm công chứng viên, nếu như công chứng viên không hành nghề công chứng liên tục từ 12 tháng trở lên thì sẽ bị miễn nhiệm.

Giá trị pháp lý của văn bản công chứng như thế nào?

Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký; và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.
Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác.
Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu.
Bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ, văn bản được dịch.

Cơ cấu tổ chức của văn phòng công chứng ?

– Văn phòng công chứng để được phép đi vào hoạt động thì cần có từ 02 công chứng viên hợp danh trở lên.

– Trưởng văn phòng công chứng sẽ đồng thời là người đại diện theo pháp luật của văn phòng công chứng đó.

Điều kiện để trở thành Trưởng văn phòng công chứng là bạn phải là một trong những công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã có từ hai năm kinh nghiệm, hành nghề trong lĩnh vực công chứng trở lên.

Những giấy tờ nào sẽ không được công chứng, chứng thực hiện nay?

Một số giấy tờ có vi phạm một trong các nội dung sau sẽ không được chứng thực, cụ thể:
Văn bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.
Văn bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.
Văn bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.
Văn bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự.
Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Bản sao công chứng là gì?

Bản sao được hiểu đơn giản là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung trong sổ gốc còn bản photo công chứng lại là bản sao từ bản chính được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác nhận tính chính xác so với bản chính.

Trần Tuệ Tâm

606 ngày trước

Theo dõi

Hướng dẫn chi tiết Thủ tục làm hồ sơ thành lập văn phòng công chứng

Khái quát về văn phòng công chứng Văn phòng công chứng là một tổ chức hành nghề công chứng có vai trò chứng nhận tính xác thực và hợp pháp của các hợp đồng và giao dịch dân sự thông qua việc lập và công chứng các văn bản. Đây bao gồm việc xác minh tính chính xác và tính hợp pháp của bản dịch giấy tờ và văn bản mà theo quy định của pháp luật cần phải được công chứng hoặc được yêu cầu công chứng bởi cá nhân hoặc tổ chức.Theo Điều 22 của Luật công chứng năm 2014:"Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh."Văn phòng công chứng có các đặc điểm sau:Con dấu riêng: Văn phòng công chứng sử dụng con dấu riêng để xác nhận tính chính xác của các văn bản công chứng.Tài khoản ngân hàng riêng: Văn phòng công chứng có tài khoản ngân hàng riêng để quản lý tài chính của mình.Tự chủ về tài chính: Văn phòng công chứng lấy nguồn tài chính từ các khoản phí, thù lao khi thực hiện công chứng và các nguồn thu khác hợp pháp. Không có thành viên tham gia góp vốn trong văn phòng công chứng.Vai trò của văn phòng công chứng Vai trò đối với các bên tham gia giao dịch: Văn phòng công chứng giúp đảm bảo tính chính xác, hợp pháp và tuân thủ pháp luật của các giao dịch và hợp đồng, giúp cho các cá nhân và tổ chức thực hiện các giao dịch một cách nhanh chóng và đúng quy định.Vai trò đối với nhà nước: Văn phòng công chứng giúp giảm bớt công việc của cơ quan nhà nước liên quan đến công chứng và đóng góp vào quá trình phát triển pháp luật xã hội chủ nghĩa.Vai trò đối với chính bản thân văn phòng công chứng: Văn phòng công chứng được phép thu phí và thù lao khi thực hiện các hoạt động công chứng theo quy định, đóng góp vào tài chính của mìnhChức năng cơ bản của các văn phòng công chứng:Văn phòng công chứng đóng vai trò quan trọng trong việc xác thực và chứng nhận tính chính xác và hợp pháp của các hợp đồng và giao dịch dân sự dưới dạng văn bản hoặc các giấy tờ khác. Cụ thể, các chức năng chính của văn phòng công chứng bao gồm:Xác thực và chứng nhận văn bản: Văn phòng công chứng chứng thực tính hợp pháp của các văn bản, đặc biệt là các hợp đồng và giấy tờ có giá trị pháp lý. Điều này giúp đảm bảo rằng các giao dịch và hợp đồng được thực hiện theo quy định của pháp luật.Đảm bảo sự an toàn: Các văn phòng công chứng và công chứng viên có trách nhiệm đảm bảo sự an toàn và tính minh bạch của các giao dịch và hợp đồng. Việc này giúp giảm thiểu nguy cơ xảy ra tranh chấp và xung đột trong quá trình thực hiện giao dịch và hợp đồng.Hỗ trợ bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp: Các văn phòng công chứng hỗ trợ trong việc bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các tổ chức và cá nhân tham gia giao dịch và ký kết hợp đồng. Việc này đồng nghĩa với việc họ giúp định rõ quyền và nghĩa vụ của từng bên và đảm bảo tính hợp pháp của các điều khoản.Tóm lại, văn phòng công chứng chơi một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính xác thực và tuân thủ pháp luật của các giao dịch và hợp đồng dân sự, đồng thời góp phần vào sự an toàn và ổn định của nền kinh tế và xã hội.Thủ tục thành lập văn phòng công chứng Để thành lập một văn phòng công chứng năm 2023, bạn cần tuân theo các thủ tục sau và chuẩn bị hồ sơ cụ thể như sau:Hồ sơ thành lập văn phòng công chứng gồm:Đơn đề nghị thành lập Văn phòng công chứng: Đơn này cần tuân thủ mẫu quy định theo quy định của pháp luật.Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên có chứng thực: Cần bản sao của quyết định bổ nhiệm công chứng viên đã được chứng thực.Đề án thành lập văn phòng công chứng: Đề án này cần bao gồm các thông tin sau:a) Tên gọi của Phòng công chứng (bao gồm cụm từ "Phòng công chứng," số thứ tự thành lập, và tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi Phòng công chứng được thành lập, theo quy định tại Điều 19, Khoản 3, Luật Công chứng 2014).b) Địa điểm đặt trụ sở của Phòng công chứng.c) Cơ cấu tổ chức của Phòng công chứng.d) Đội ngũ nhân sự.e) Các điều kiện vật chất.f) Kế hoạch triển khai thực hiện đề án.Quy trình thành lập văn phòng công chứng năm 2023:Xây dựng đề án: Dựa trên nhu cầu công chứng tại địa phương, Sở Tư pháp phối hợp với Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính, Sở Nội vụ xây dựng đề án thành lập Phòng công chứng. Đề án này phải nêu rõ sự cần thiết trong việc thành lập Phòng công chứng, bao gồm các thông tin đã nêu ở trên.Xin quyết định thành lập: Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương là cơ quan có thẩm quyền trong việc xem xét và quyết định thành lập Phòng công chứng (Điều 19, Khoản 1, Luật Công chứng 2014).Bổ nhiệm Trưởng phòng: Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương ra quyết định bổ nhiệm Trưởng phòng Phòng công chứng, người này cần là một công chứng viên và là người đại diện theo pháp luật của Phòng công chứng (Điều 19, Khoản 2, Luật Công chứng 2014).Khắc dấu và công báo: Phòng công chứng sử dụng con dấu riêng sau khi có quyết định thành lập. Đồng thời, Sở Tư pháp cần công báo thông tin về Phòng công chứng theo quy định của pháp luật.Quá trình lập hồ sơ và thủ tục thành lập Phòng công chứng giúp đảm bảo quản lý hiệu quả hệ thống các Phòng công chứng và nâng cao chất lượng dịch vụ công chứng, phục vụ cộng đồng một cách tốt nhất.Câu hỏi liên quan: Điều kiện trở thành công chứng viên là gì?Điều 8 Luật Công chứng 2014 có quy định về tiêu chuẩn công chứng viên. Theo đó để trở thành công chứng viên, cá nhân phải đáp ứng các yêu cầu sau đây:Là công dân Việt Nam có hộ khẩu thường trú tại Việt Nam.Có phẩm chất đạo đức tốt, tuân thủ pháp luật.Có bằng cử nhân luật và sau đó đã có thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức.Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng (12 tháng) hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng (3 tháng) tại cơ sở đào tạo nghề công chứng.Đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng.Có đủ sức khỏe để hành nghề.Công chứng viên không hành nghề liên tục thì có bị gì không?Căn cứ theo Điều 15 Luật Công chứng 2014 quy định về việc miễn nhiệm công chứng viên, nếu như công chứng viên không hành nghề công chứng liên tục từ 12 tháng trở lên thì sẽ bị miễn nhiệm.Giá trị pháp lý của văn bản công chứng như thế nào?Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký; và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác.Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu.Bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ, văn bản được dịch.Cơ cấu tổ chức của văn phòng công chứng ?– Văn phòng công chứng để được phép đi vào hoạt động thì cần có từ 02 công chứng viên hợp danh trở lên.– Trưởng văn phòng công chứng sẽ đồng thời là người đại diện theo pháp luật của văn phòng công chứng đó.Điều kiện để trở thành Trưởng văn phòng công chứng là bạn phải là một trong những công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã có từ hai năm kinh nghiệm, hành nghề trong lĩnh vực công chứng trở lên.Những giấy tờ nào sẽ không được công chứng, chứng thực hiện nay?Một số giấy tờ có vi phạm một trong các nội dung sau sẽ không được chứng thực, cụ thể: Văn bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.Văn bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.Văn bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.Văn bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự.Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.Bản sao công chứng là gì?Bản sao được hiểu đơn giản là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung trong sổ gốc còn bản photo công chứng lại là bản sao từ bản chính được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác nhận tính chính xác so với bản chính.

Comment