Phần mềm công việc

Để hoàn thiện một dự án thành công, không chỉ cần có một đội ngũ nhân sự tài giỏi và một nhà quản lý chuyên nghiệp, mà còn cần phải có các phương pháp quản lý dự án hợp lý và hiệu quả. Một trong những phương pháp đang được đông đảo các doanh nghiệp quan tâm và ưu tiên sử dụng nhiều nhất hiện nay chính là phần mềm quản lý công việc, quản lý dự án. Trong bài viết này, Legalzone sẽ giúp bạn hiểu rõ về phần mềm công việc hiện nay. Phần mềm công việc là gì?Phần mềm công việc là một công cụ được sử dụng để lập kế hoạch dự án, triển khai dự án, phân bổ công việc, nguồn tài nguyên, chỉ định nhân sự tham gia, và quản lý các sự thay đổi trong dự án. Phần mềm cho phép các doanh nghiệp, các chủ đầu tư, các nhà quản lý dự án và những người dùng khác có thể điều chỉnh chi phí, quản lý ngân sách, quản lý chất lượng dự án và các tài liệu liên quan. Ngoài ra phần mềm quản lý dự án còn được sử dụng để cộng tác, liên lạc, kết nối giữa các bên liên quan của dự án như khách hàng.Những lợi ích nổi bật của phần mềm công việc Quản lý tất cả mọi thứ dễ dàng Dù bạn đang làm việc với một dự án hay nhiều dự án thì bạn cũng cần phải nắm chắc được tình hình của các dự án, quản lý chặt chẽ các dự án cùng một lúc. Tuy nhiên với phần mềm quản lý dự, bạn có thể lưu trữ và quản lý mọi thứ chỉ trên duy nhất một nền tảng. Các thông tin và công việc được lưu trữ, hiển thị dưới dạng thẻ, vé, ghi chú, lịch,…giúp các nhà quản lý có thể theo dõi dễ dàng và nhanh hơn.Phần mềm quản lý dự án là một nền tảng tập trung tích hợp nhiều công cụ lại với nhau, giúp bạn lưu lại các hoạt động mà team đang thực hiện, vì vậy bạn không phải tự ghi nhớ mọi thứ, đồng thời các thành viên của team cũng có thể theo dõi dự án.Ngoài ra  phần mềm quản lý dự án giúp ngăn chặn rủi ro bị thất lạc hoặc đánh cắp những thông tin nhạy cảm, những công việc quan trọng, và deadline. Bằng việc sử dụng những phần mềm như thế này, bạn không những tiết kiệm được thời gian quản lý mà còn giảm tải việc sử dụng tài nguyên giấy, đồng thời còn giúp kết nối dữ liệu nhanh hơn.Tạo các công việc ưu tiên Ưu tiên công việc cần làm là yếu tố rất quan trọng để hoàn thành một dự án hiệu quả. Nếu bạn chỉ lo làm các công việc theo thứ tự, thì rất dễ bị trễ deadline, do công việc quan trọng chưa được ưu tiên thực hiện. Vì vậy, phần mềm quản lý dự án sẽ giúp bạn tạo ra những công việc ưu tiên quan trọng trong từng dự án, bạn sẽ được nhắc nhở mọi lúc và có thể hoàn thành công việc đúng thời hạn.Truy cập dữ liệu nhanh chóngPhần mềm quản lý dự án sẽ giúp bạn kết nối với tất cả những dữ liệu, nguồn thông tin quan trọng ở bất cứ đâu, bất cứ lúc nào miễn là có kết nối internet. Trong trường hợp bạn chưa hoàn thành công việc tại văn phòng, bạn có thể về nhà, hay đến quán cafe để làm việc mà không sợ quên mang theo tài liệu bên người.Nắm được công việc tổng thể Nắm được tình hình hoạt động của cả dự án là một điều rất quan trọng đối với một nhà quản lý. Tuy nhiên việc theo dõi quá trình này bằng phương pháp thủ công sẽ giết thời gian của bạn, nhưng với phần mềm quản lý dự án, bạn hoàn toàn có thể theo dõi quá trình của từng nhân viên phụ trách công việc, trạng thái của dự án, hiệu suất làm việc một cách nhanh chóng và toàn diện nhất.Nâng cao hiệu suất làm việc và được đánh giá qua KPIPhần mềm quản lý công việc không chỉ giúp các thành viên trong team xác định được các công việc của team dễ dàng mà còn cho phép họ nhìn thấy được tất cả những nhiệm vụ quan trọng liên quan đến từng dự án, và các deadline, để từ đó có thể lên kế hoạch làm việc phù hợp, tăng năng suất trong công việc. Phần mềm sẽ:Thống kê toàn bộ công việc của theo từng thành viên, kèm theo tình trạng của từng đầu việc cụ thểTính năng đánh giá công việc. Cho phép nhà quản lý review công việc của nhân viên trước khi hoàn thànhChấm điểm xếp loại công việc. Đánh giá tiến độ, chất lượng đạt/không đạtTự động tổng hợp kết quả công việc thành KPI hoàn chỉnh cho từng nhân viên Phân phối công việc dễ dàngPhần mềm quản lý dự án sẽ giúp bạn phân phối các công việc dễ dàng hơn, bởi vì phần mềm có khả năng chỉ định đúng công việc cho đúng người, đúng bộ phận chỉ bằng vài cú click chuột, đồng thời còn giúp bạn quản lý quá trình thực hiện các công việc tốt hơn.Theo dõi tiến độ dự ánPhần mềm không chỉ giúp bạn kiểm soát thời gian được sử dụng trên từng công việc mà còn cho phép bạn xem ai đang phụ trách phần công việc này, khâu này. Từ đó, bạn có thể đánh giá hiệu quả năng suất làm việc hiệu quả của từng cá nhânTheo dõi toàn bộ lịch làm việc của nhân viên Một trong những thử thách của nhà quản lý dự án đó là phải chắc chắn đã phân chia khối lượng công việc cho các thành viên trong team đều nhau. Nếu khối lượng phân bổ không đồng đều sẽ ảnh hưởng rất lớn đến khả năng đạt được mục tiêu hiệu quả cũng như là khả năng kịp tiến độ. Kết luậnMọi vấn đề khó khăn, bất cập trong cách quản lý công việc thủ công, truyền thống đều được xử lý một cách triệt để bằng việc ứng dụng phần mềm quản lý công việc hằng ngày.Nếu bạn quan tâm đến phần mềm quản lý công việc, liên hệ đến Legalzone để được hỗ trợ tư vấn.