QUY ĐỊNH VỀ BIÊN BẢN PHẠT VI PHẠM HỢP ĐỒNG

Biên bản phạt vi phạm hợp đồng là một yếu tố quan trọng trong quản lý và thực thi các hợp đồng trong lĩnh vực kinh doanh và pháp lý. Được xem xét và lập một cách cẩn thận, biên bản này đóng vai trò quyết định trong việc giải quyết xung đột, xác định trách nhiệm, và thậm chí ảnh hưởng đến sự uy tín của các bên tham gia hợp đồng. Chính vì vậy, quy định về biên bản phạt vi phạm hợp đồng là một phần không thể thiếu của hệ thống pháp luật và thực tiễn kinh doanh.1.Lập biên bản phạt vi phạm hợp đồng khi nào?Biên bản phạt vi phạm hợp đồng là một tài liệu chính thức ghi lại quá trình làm việc, nhằm xác định và làm rõ các hành vi vi phạm hợp đồng cùng các nghĩa vụ liên quan đến bồi thường và bù đắp tổn thất của bên vi phạm.Do đó, Biên bản phạt vi phạm hợp đồng thường được tạo ra trong trường hợp xảy ra vi phạm hợp đồng hoặc khi một trong hai bên không tuân theo các điều khoản hợp đồng, gây thiệt hại cho bên kia. Tuy nhiên, không phải mọi tình huống đều cho phép các bên thực hiện biên bản phạt vi phạm hợp đồng.Điều quy định về phạt vi phạm hợp đồng được thể hiện trong Điều 418 của Bộ luật Dân sự năm 2015. Phạt vi phạm hợp đồng là một thỏa thuận giữa các bên trong hợp đồng, trong đó bên vi phạm hợp đồng đồng ý phải thanh toán một khoản tiền đền bù cho bên bị vi phạm.Bên cạnh đó, các bên có thể thỏa thuận về việc chỉ áp dụng phạt vi phạm mà không kèm theo việc bồi thường thiệt hại hoặc có thể kết hợp cả việc phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại.Trong trường hợp các bên đã thỏa thuận về việc phạt vi phạm nhưng chưa đạt thỏa thuận về việc kết hợp phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại, thì bên vi phạm chỉ phải chịu phạt vi phạm mà không phải bồi thường thiệt hại.Vì vậy, theo quy định hiện hành, phạt vi phạm hợp đồng chỉ được áp dụng khi có sự thỏa thuận cụ thể giữa các bên trong hợp đồng.Tóm lại, Biên bản phạt vi phạm hợp đồng thường được lập khi có vi phạm hợp đồng và việc áp dụng phạt đã được thỏa thuận rõ ràng trong hợp đồng.2. Biên bản phạt vi phạm hợp đồng                                               CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM                                                         Độc lập – Tự do – Hạnh phúc                                                                                                                 ……., ngày…….. tháng……..năm                                                  BIÊN BẢN PHẠT VI PHẠM HỢP ĐỒNG                                                (Về việc: Phạt vi phạm hợp đồng số ….)Hôm nay, vào hồi… giờ… phút… ngày… tháng… năm… tại địa điểm……………………………..Dựa trên nội dung Hợp đồng số……………………………….Chúng tôi gồm:Bên A:Tôi: ………………….………………………….Ngày sinh:…………………………………………………Số điện thoại: …………………………………………………CCCD số……………… cấp ngày…………… tại…………………………………Chỗ ở hiện nay: …………………………………………………Bên B:Ông/Bà: …………………………………………………Ngày sinh: …………………………………………………Số điện thoại: …………………………………………………CCCD số……..………………..cấp ngày………………. tại………………………………Chỗ ở hiện nay: …………………………………………………Những người khác tham gia:Ông……………………….… CCCD số cấp ngày… tại………………………………Nội dung làm việc:Vào hồi… giờ… phút… ngày… tháng… năm… tôi (Bên A) và gia đình ông/bà (Bên B) đã thực hiện Hợp đồng thuê nhà số…, lập ngày…, có thời hạn từ ngày… đến ngày… Hợp đồng này đề cập đến việc thuê nhà và nghĩa vụ liên quan. Tuy nhiên, đến thời điểm này, gia đình ông/bà (Bên B) đã tồn tại vi phạm Hợp đồng thuê nhà số… bằng cách không thanh toán tiền thuê nhà cho … tháng liên tiếp và đã gây hỏng hóc một số đồ nội thất trong căn nhà được thuê. Hành vi này của Bên B đã vi phạm Điều……………… về nghĩa vụ bảo quản tài sản trong Hợp đồng thuê nhà số…Chúng tôi đã tiến hành đàm phán và thống nhất các điều khoản phạt vi phạm hợp đồng như sau:Gia đình ông/bà (Bên B) sẽ trả số tiền thuê nhà cho … tháng là: …Gia đình ông/bà (Bên B) cũng sẽ chi trả số tiền……………… để bồi thường việc hỏng hóc đồ nội thất, như đã vi phạm Điều……. trong Hợp đồng thuê nhà.Biên bản này gồm… trang và có hiệu lực kể từ ngày ký. Chúng tôi đã lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản làm căn cứ thực hiện.   Người lập (Bên A)                                                                                        Người làm việc với tôi (Bên B)   (Ký, ghi rõ họ tên)                                                                                         (Nêu ý kiến, ký, ghi rõ họ tên)3. Hướng dẫn viết Biên bản phạt vi phạm hợp đồngPhần 1: Căn cứ phạt vi phạm hợp đồngBắt đầu biên bản, hãy nêu rõ căn cứ phạt vi phạm hợp đồng. Điều này bao gồm tên của văn bản, số văn bản, ký hiệu, cơ quan ban hành cụ thể, thời gian ban hành, và nội dung được trích yếu làm căn cứ.Phần 2: Nội dung của biên bảnPhần này bao gồm thông tin của các bên liên quan: Họ tên, địa chỉ, email, tên người đại diện (nếu là tổ chức), ngày tháng năm sinh, chức vụ, số điện thoại, và địa chỉ liên hệ.Nêu rõ hành vi vi phạm của bên bị vi phạm, cụ thể là gì và điều này được quy định ở Điều, khoản nào trong hợp đồng đã ký trước đó.Đưa ra mức phạt tương ứng và mức bồi thường cụ thể nếu có yêu cầu về mặt bồi thường.Phần 3: Phần kết của biên bảnTrong phần này, cần nêu rõ việc xác nhận các nội dung trên biên bản và cam kết thực hiện ra sao.Xác định số lượng bản biên bản sẽ được lập và phân phối cho các bên liên quan. Ví dụ: "Biên bản này được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản làm căn cứ thực hiện."Cuối cùng, đại diện mỗi bên, cũng như người chứng kiến và xác nhận việc lập biên bản, sẽ ký và ghi rõ họ tên vào trong biên bản.4. Phạt vi phạm hợp đồng cần lưu ý những điều gì?Khi áp dụng phạt vi phạm hợp đồng, ngoài việc xác định xem vi phạm có nằm trong các trường hợp được áp dụng phạt hay không, các bên cũng cần quan tâm đến mức phạt cụ thể áp dụng cho từng loại hợp đồng.Đối với hợp đồng dân sự: Quyết định về mức phạt vi phạm hợp đồng hoàn toàn dựa trên sự thỏa thuận giữa các bên, trừ khi có quy định khác trong Luật liên quan.Đối với hợp đồng thương mại: Theo Điều 301 của Luật Thương mại, mức phạt tối đa được giới hạn là không vượt quá 8% giá trị của phần nghĩa vụ trong hợp đồng bị vi phạm. Tuy nhiên, trong trường hợp vi phạm do cấp chứng thư giám định sai lầm vô ý, mức phạt có thể theo thỏa thuận, nhưng không quá 10 lần thù lao dịch vụ giám định.Đối với hợp đồng xây dựng sử dụng vốn đầu tư công hoặc vốn Nhà nước ngoài đầu tư công: Mức phạt tối đa được quy định là không vượt quá 12% giá trị của phần hợp đồng bị vi phạm.Kết luận:Quy định về biên bản phạt vi phạm hợp đồng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính công bằng và sự tuân thủ của các bên tham gia hợp đồng. Nó cung cấp cơ hội cho các bên để thực hiện các biện pháp cần thiết khi xảy ra vi phạm và giúp giải quyết xung đột một cách hiệu quả. Đồng thời, quy định này cũng đặt ra mức phạt cụ thể, giúp đảm bảo sự công bằng trong quá trình xử lý các vụ vi phạm hợp đồng. Vì vậy, việc hiểu và tuân thủ quy định về biên bản phạt vi phạm hợp đồng là một phần quan trọng của việc thực hiện và quản lý các hợp đồng trong môi trường kinh doanh và pháp lý.