Trong năm 2023, doanh nghiệp phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử trong những trường hợp nào?

Ngày nay, hóa đơn điện tử đã trở thành một công cụ không thể thiếu trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải lúc nào việc sử dụng chúng cũng là lựa chọn phù hợp. Vậy, trong năm 2023, doanh nghiệp phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử trong những trường hợp nào? Bài viết này sẽ đem đến cho bạn câu trả lời chi tiết cho câu hỏi này.Hóa đơn điện tử là gì?Trước hết, để hiểu rõ hơn về vấn đề, chúng ta cần xác định rõ hóa đơn điện tử là gì. Hóa đơn điện tử là một hóa đơn được tạo ra, gửi và nhận thông qua các phương tiện số hóa. Chúng không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và nguyên liệu so với hóa đơn truyền thống, mà còn tăng cường tính minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính doanh nghiệp.Hóa đơn điện tử có nhiều loại khác nhau, nhưng đa số đều tuân thủ các tiêu chuẩn và yêu cầu pháp lý tương tự như hóa đơn giấy. Doanh nghiệp có thể gửi hóa đơn điện tử thông qua email, hệ thống quản lý hóa đơn điện tử hoặc qua các dịch vụ cung cấp hóa đơn điện tử.Phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử trong trường hợp nào?Theo khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh sẽ phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế trong những trường hợp sau:Khi doanh nghiệp hoặc tổ chức có mã số thuế bị chấm dứt hiệu lực.Khi doanh nghiệp hoặc tổ chức không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, được xác nhận và thông báo bởi cơ quan thuế.Khi doanh nghiệp hoặc tổ chức tạm ngừng kinh doanh và đã thông báo cho cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.Khi doanh nghiệp hoặc tổ chức nhận được thông báo từ cơ quan thuế về việc phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế.Khi doanh nghiệp hoặc tổ chức có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ, và hành vi này bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế.Khi doanh nghiệp hoặc tổ chức lập hóa đơn điện tử mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân, và hành vi này bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế.Khi doanh nghiệp bị cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện doanh nghiệp không đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật.Khi cơ quan thuế xác định rằng doanh nghiệp được thành lập nhằm mục đích mua bán, sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp hoặc sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp để trốn thuế, dựa trên kết quả thanh tra, kiểm tra. Cơ quan thuế sẽ ban hành quyết định ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, và doanh nghiệp sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luậtTừ những thông tin trên, chúng ta hiểu rõ hơn về các trường hợp mà doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sẽ phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử. Điều này rất quan trọng vì nó giúp các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân kinh doanh tuân thủ đúng các quy định của pháp luật và tránh các rủi ro pháp lý không cần thiết.Đặc biệt, những trường hợp nêu trên đều liên quan đến việc doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh vi phạm pháp luật, như việc lạm dụng hóa đơn điện tử để bán hàng giả mạo, hàng cấm hoặc để trốn thuế. Do vậy, những người kinh doanh phải nhận thức được rằng việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp họ tối ưu hóa quy trình kế toán, mà còn yêu cầu họ tuân thủ các quy định pháp luật. Việc này không chỉ đảm bảo sự minh bạch và tính công bằng trong hoạt động kinh doanh, mà còn giúp bảo vệ lợi ích của cộng đồng và xã hội nói chung.Thực hiện ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo trình tự thủ tục nào?Khi cần ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải tuân thủ một loạt các thủ tục pháp lý. Thông tin chi tiết về các thủ tục này có thể được tìm thấy tại trang web Thủ tục Pháp Luật. Tuy nhiên, dưới đây là một số bước chính:Bước 1: Nhận thông báo từ cơ quan thuế Cơ quan thuế quản lý trực tiếp sẽ gửi thông báo đến người nộp thuế đang thuộc các trường hợp quy định tại điểm đ, e, g của khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Thông báo này yêu cầu người nộp thuế cung cấp giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử.Bước 2: Giải trình và bổ sung thông tin, tài liệu Người nộp thuế cần thực hiện việc giải trình hoặc bổ sung các thông tin, tài liệu trong vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận thông báo từ cơ quan thuế. Việc giải trình có thể được thực hiện trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc thông qua văn bản.Bước 3: Xem xét và chứng minh việc sử dụng hóa đơn điện tử Tùy thuộc vào việc giải trình và bổ sung thông tin, tài liệu, cơ quan thuế sẽ tiếp tục thẩm định và đưa ra quyết định.Trường hợp người nộp thuế giải trình đầy đủ, bổ sung thông tin, tài liệu và chứng minh được việc sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định, họ sẽ được phép tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử.Trái lại, nếu không chứng minh được việc tuân thủ quy định, cơ quan thuế tiếp tục yêu cầu bổ sung trong vòng 02 ngày làm việc.Bước 4: Tiếp tục không giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu Nếu người nộp thuế không tiếp tục giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu sau thời gian quy định, cơ quan thuế sẽ ra thông báo yêu cầu người nộp thuế ngừng sử dụng hóa đơn điện tử và tiến hành xử lý theo quy định của pháp luật.Được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử trong trường hợp nào?Các trường hợp được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:- Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, và cá nhân kinh doanh đã thông báo cho cơ quan thuế về việc họ tiếp tục hoạt động kinh doanh hoặc mã số thuế của họ đã được cơ quan thuế khôi phục.- Khi cơ quan thuế đã ban hành quyết định chấm dứt hiệu lực của quyết định cưỡng chế thi hành quyết định hành chính về quản lý thuế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn. Điều này cũng áp dụng khi có thông báo từ cơ quan chức năng khác.- Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, và cá nhân kinh doanh đang trong thời hạn tạm ngừng kinh doanh nhưng cần phát hành hóa đơn điện tử cho người mua để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày tạm ngừng kinh doanh. Trong tình huống này, hóa đơn điện tử sẽ được cấp theo từng lần phát sinh, dựa theo hướng dẫn tại khoản 2 của Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.